Zaak met meerdere initiators

In het RGBZ staat bij de 'Regels attribuutsoort' bij het attribuut 'Rolomschrijving generiek' van het objecttype ROL het volgende: "Bij een ZAAK kan maximaal één ROL met als Rolomschrijving generiek 'Initiator' voorkomen". Volgens deze (vigerende) regel zijn twee initiatoren dus niet mogelijk. In je aangehaalde voorbeeld is er daarentegen wel sprake van twee initiatoren. Het lijkt er dus op dat genoemde regel niet klopt. Dan zouden we 'm kunnen laten vervallen. Maar wat zijn daarvan de gevolgen? En dan doel ik vooral op zaaksystemen en de uitwisseling van zaakgegevens. Ik kan dat zo niet even overzien. Iemand enig idee?

Het lijkt me nogal een verschil: precies één initiator dan wel een ongelimiteerd aantal initiatoren. Hoe vaak komt het voor dat er meer dan één initiator is? Is het huwelijk de enige? Is het realistisch om alleen hierom het aantal initiatoren op meer dan één te zetten? Of is dit de uitzondering die de regel bevestigt en waarop we het model niet aanpassen maar een 'work-around' beschrijven?

Er zijn natuurlijk meerdere burger en wellicht ook organisatie initiatieven die gezamenlijk kunnen worden ondernomen, waarbij het soms wel, soms niet zinnig is om meerdere initiatoren te kunnen duiden. Maar mogelijk moet het zeker zijn, om problemen rondom afhankelijkheid van derden voor informatie over een zaak (waarin een individu met meerderen participeert) te voorkomen.
Geredeneert vanuit de informatieplicht van de overheid dus. Los van het feit dat een wijziging altijd impact heeft, lijkt me dat zaaksystemen hier mee om moeten kunnen gaan.

Het voorstel van KING is om in het RGBZ (en de ZTC) geen rekening te houden met meer dan één initiator van een zaak. Het zou het informatiemodel en vooral de toepassing daarvan fors compliceren terwijl er slechts soms sprake van lijkt te zijn. Graag instemmende of andere reactie hierop. De vraag die we nog wel moeten beantwoorden is hoe om te gaan met situaties waarin er sprake is van meerdere initiatoren. Het lijkt me wenselijk dat dat op uniforme wijze plaats vindt. Ideeen zijn welkom.

Als we scenario's bedenken: - bij digitale starten van een zaak is er altijd één iemand die het echt zelf doet. De partner is dan een betrokkene. - bij face-to-face starten van een zaak is er doorgaans een medewerker de initiator (technisch gezien althans; functioneel zijn die 2 personen wel beiden initiator) en zijn beide partners betrokkenen. Ik zou het bij een zaaksysteem dus in de uitvoering zoeken in zaken tonen op basis van initiator zijn óf betrokkene zijn.

Het lijkt mij goed te doen met een enkelvoudige initiator. In het face-to-face voorbeeld is handelt de medewerker namens de initiator. Bij een proces dat namens twee natuurlijke personen wordt gestart (samenwonend stel zonder registratie) is het zaak één persoon te bestempelen als de initiatiefnemer.
Bij het wegvallen van de initatiefnemer, val je terug op een rechtsopvolger of waarnemer. Om het model beheersbaar te houden is er veel voor te zeggen dit uitgangspunt te hanteren. In systemen zou er bij uitzonderingen een 'groep' gemaakt kunnen worden; dus één initiator (de groep) met daaronder ten minste twee natuurlijke of niet natuurlijke personen. Kan ook een oplossing zijn bij processen die een dynamiek kennen in het aantal. Anders dan een nieuw proces te starten, kan dan de keuze worden geboden op een 'rijdende trein' te stappen. 

De lijn waarlangs wordt geredeneerd komt mij hier wat vreemd voor bij het invullen van een informatiemodel. Dit model moet toch in de eerste plaats een relatie hebben met de werkelijkheid die gemodelleerd wordt. Overwegingen of je uit de moeten kunt met een pragmatisch shortcut horen thuis bij het ontwerpen van systemen. Als je een informatiemodel maakt moet je de laatste soort overwegingen buiten de orde plaatsen. Onderwerpen als één of meer initiatoren, de het soort relaties tussen personen en zaken, dus ook de vormen van machtiging dienen goed beschreven te zijn in de RGBZ. Deze wordt dan waardevast en kan dienen als richtsnoer voor de ontwikkeling van toepassingen. Daarmee worden we, denk ik, allemaal geholpen.

Een informatiemodel geeft weer wat je over de werkelijkheid wilt vertellen. Voor een goed conceptueel model is het inzicht dat je wel eens meer dan 1 initiator hebt niet zo ingrijpend. Het feittype (Persoon initieert Zaak) blijft gelijk. De beperkingsregels worden aangepast: je kunt blijkbaar per Zaak meer dan 1 keer een feit van dit feittype tegenkomen.

Wat denken jullie van de volgende situatie die vaak voorkomt: 3 personen komen toevallig bij elkaar om een gezamelijke brief naar een gemeente te sturen i.p.v. ieder een eigen brief. Alle 3 de personen willen de zaak via hun PIP volgen. Ook intern wil je bij alle 3 de personen kunnen zien dat er een brief is gestuurd terwijl je maar één zaak opstart.

Het komt toch echt regelmatig voor dat er meer dan één initiator is van een zaak. Dit komt voor bijv. bij bezwaarschriften en verzoeken om handhaving. Serieus genoeg om toch standaard te regelen. Het starten van meer dan één zaak (hoofd- en deelzaken) in die gevallen is ook een optie, maar erg bewerkelijk voor de behandelaar.

inderdaad, het gezamenlijk indienen van bezwaarschriften komt heel veel voor.  Het moet dus mogelijk zijn aan 1 zaak meerdere NAW's te koppelen, zoals dat in veel andere, iets oudere systemen ook mogelijk is.  We willen met dat zaakgerichte denken (is trouwens niets nieuws in de DIV-wereld) toch niet terug naar minder functionaliteit ?

Contrair aan hetgeen wit01 schrijft, zie ik inzake huwelijk (zowel in informatorische zin, als in juridische zin) slechts één aangever en twee belanghebbenden. Zie bijgevoegd formulier, waarin genoemde "ik" twee rollen heeft, zijnde initiator en belanghebbende en de (huwelijks)partner één rol heeft, zijnde belanghebbende. Zolang alle belanghebbenden de nodige correspondentie ontvangen is er geen probleem. Zaaktype behoeft aldus géén "work around" of iets dergelijks. http://kanadocumenten.amsterdam.nl/SRVS/Data/Amsterdam/KnowledgeBases/Ke... 

Dennis begint met de situatie dat een persoon bepaalde (relevante) zaken op zijn PIP wil zien. Blijkbaar ben je geïnteresseerd in gegevens van type "ZAAK is relevant voor PERSOON" voor de situatie van de PIP. Uit de reacties tot nu toe lijkt het zo te zijn dat voor de initiator(en) en de betrokkenen/belanghebbenden dit gegeven afleidbaar is. Voor de PIP maakt het niet veel uit hoe je het doet, zo lijkt het. Mijn tegenvraag is nu in welke situatie(s) je echt enkel en alleen geïnteresseerd bent in de initiator(en) en niet in eventuele andere betrokkenen/belanghebbenden. Vanuit die echte informatiebehoefte kun je dan vervolgens nadenken over: a) of een initiator een speciaal geval is van betrokkene. b) welke gegevens je moet registreren om in die informatiebehoefte te voorzien.

Deze hele discussie draait mijns inziens om de hete brei heen en dat zijn de vragen: 1) wat is nu feitelijk de (juridische en informatietechnische) betekenis van iedere domein waarde van de attribuutsoort "Rolomschrijving generiek" en 2) wat zijn de argumenten waarop in het RGBZ is besloten dat "Initiator" (maar ook "Verantwoordelijke") slechts éénmaal mogen voorkomen. Daarnaast speelt volgens mij ook dat diverse leveranciers en gebruikers in de loop der tijd een bepaalde (eigen) betekenis toegekend hebben aan deze rollen. Een voorbeeld dat al genoemd is, betreft het tonen van zaken op de PIP van een persoon: op basis van welke kenmerken van de zaak kan worden besloten dat een zaak op de PIP van een bepaale persoon wordt getoond. Er zijn implementaties die de rol van Initiator hierin een argument laten zijn. Dit heeft dus vooral ook te maken met de semantische betekenis van het attribuutsoort "Rolomschrijving generiek" . Ik besef dat mijn bijdrage niet tot de oplossing leidt, maar stel ook vast dat iedere keuze waarschijnlijk consequenties zal hebben voor bestaande implementaties. Desondanks is mijn voorstel: kies op basis van juridische en informatiekundige argumenten één eenduidige modellering en werk deze vervolgen uit in diverse voorbeelden. Afhankelijk van de keuze zullen conseqeunties, migraties etc uitgewerkt moeten worden.

Ik sluit mij graag bij het voorstel van John aan. Hierbij zou ik graag mee willen nemen dat deze keuzes ongetwijfeld ook invloed zullen hebben op wat er wel of niet op bijvoorbeeld mijnoverheid te zien is. Laten we vooral proberen ook dergelijke gevolgen in gedachten te houden.

Uiteraard kunnen er meerdere initiatiefnemers bestaan voor één zaak. Echter, in de dienstverlening van de gemeente lijkt het me logisch dat één van hen als contactpersoon optreedt. Dat is dan ook degene die in de zaak als initiator wordt geregistreerd. Er ontstaat in mijn optiek een erg ingewikkelde situatie als meerdere initiatoren geregistreerd gaan worden. Met wie wordt er dan namelijk gecorrespondeerd? Met allemaal? Het lijkt me lastig als ze allemaal vanuit hun PIP gaan reageren op de zaak en dat de gemeente daar dan op alle individuele reactie moet ingaan. En wat gebeurt er als de mensen het onderling over bepaalde te maken keuzes niet eens zijn? De gemeente als scheidsrechter? Nee, ik ben het volstrekt eens met Arjan Kloosterboer dat we het eenvoudig moeten houden. Niet om informatietechnische redenen, maar om de communicatielijnen helder te kunnen houden. Dus één registreert zich als initiator (en daarmee als contactpersoon voor de groep namens de overige initiatoefnemers) en de anderen allemaal als belanghebbende. Voor degene die de spreekbuis is namens de overigen kennen we reeds het begrip "gemachtigde". Blijft echter nog wel een informatietechnisch manco over in de huidige opzet, omdat de "rolomschrijving generiek" volgens mij te beperkt is. Zie ook de volgende discussie hierover: https://new.kinggemeenten.nl/rgbz/gedetailleerde-modellering-gemachtigde...

Wellicht is dit een goed moment om vanuit de theorie over te stappen naar de praktijk en een concrete uitwerking te geven voor de (meest als voorbeeld aangehaalde) situatie dat twee personen aangeven met elkaar te willen trouwen. Laten we stellen dat ze dit doen via de digitale weg en zich beide met DigiD authenticeren. Hoe leggen we deze zaak dan vast, wie is/zijn de intiator(en), wie de betrokkenen, wie ziet/zien de zaak op de PIP (en op basis van welke criteria) etc. Hopelijk kunnen we een consistente uitwerking van deze "zaak" generaliseren en zo tot een werkbare oplossing komen. Wie pakt de handschoen op ???

Hierboven wordt gesteld dat het informatiemodel datgene moet bevatten wat we over de werkelijkheid willen weten. Er wordt geopperd dat de ambtenaar die de zaak registreert de (ene) initiator is. Dat is evenwel, zoals ook al gesteld, een onjuiste interpretatie van de werkelijkheid. Die ambtenaar zit in de rol van behandelaar. Hij/zij kan niet zelfstandig een zaak initiëren. Vermelding op de PIP wordt aangevoerd als reden om meerdere initiatoren te willen kennen. Lijkt me geen houdbaar argument. De PIP toont informatie, wat is de werkelijkheid die daarmee getoond wordt? Dat valt ook te bereiken door (ook) informatie over andere betrokkenen dan initiatioren te tonen. Blijft de vraag welke soorten betrokkenen in welke hoeveelheden er onderkend kunnen worden. Uit de reacties blijkt mij dat er situaties zijn met meerdere initiatoren. Voorbeelden (in zinnen): “De heren Janssen, Klaassen en Pietersen richten gezamenlijk een bezwaar aan de gemeente; het bezwaarschrift is vastgelegd als document 1234; het bezwaar is in behandeling genomen als zaak B321”. Of “Van de met naam en adres genoemde bewoners van de Rozenlaan is gezamenlijk een brief ontvangen die geregistreerd is onder nummer 567 en in behandeling is genomen als zaak P765”. En “De heer Arendsen en mevrouw de Boer doen aangifte van hun voorgenomen huwelijk dat als zaak H234 in behandeling is genomen”. Niet: “Mevrouw de Boer doet aangifte van haar voorgenomen huwelijk met de heer Arendsen dat als zaak H234 in behandeling is genomen”. We zouden er desondanks voor kunnen kiezen deze werkelijkheid niet te willen modelleren. Gezien de reacties lijkt me dat geen juiste keuze. Juridisch zijn de drie bezwaarindieners in de eerste zin cq. case alle drie gelijk. Er is geen sprake van machtiging. Alle drie dienen ze gelijk behandeld te worden. Informatietechnisch is er een behoefte ze alle drie te kennen. Resteert de vraag hoe we deze werkelijkheid in het model opnemen. De eenvoudigste oplossing is om de eerder vermelde regel te laten vervallen ("Bij een ZAAK kan maximaal één ROL met als Rolomschrijving generiek 'Initiator' voorkomen”). Maar, zijn alle initiatoren gelijk? In de eerste case cq. zin zou in het bezwaarschrift vermeld kunnen zijn “Namens de bezwaarindieners fungeert de heer Janssen als contactpersoon”. Dit is wat anders dan machtiging, wat al wel gemodelleerd is, waarbij de ene persoon de ander vertegenwoordigt. Op vergelijkbare wijze kan ook het ‘contactpersoonschap’ gemodelleerd worden zodat duidelijk is wie namens de initiatoren het contact onderhoudt, indien daarvan toepassing is. Uiteindelijk moet er naar alle drie de indieners een uitspraak op het bezwaar. De situatie in de tweede zin cq. case kan anders liggen. In de gezamenlijk brief kan staan: “De heer Peters treedt op als contactpersoon namens alle ondertekenaard”. Wil de gemeente in deze situatie alle ondertekenaars met naam en adres als initiator vastleggen (wil zij dat gestructureerd weten; die informatie staat in de brief, ongestructureerd). Of volstaat zij met het vastleggen van de heer Peters als initiator met een aantekening dat hij de contactpersoon is voor alle ondertekenaars. En volstaat zij met een reactie naar alleen de heer Peters? Een alternatieve modellering is dat er toch altijd één initiator is maar dat die initiator een groep van subjecten kan zijn die gezamenlijk de zaak initieren. Ze initiëren immers niet ieder voor zich maar met elkaar, als een soort van gezamenlijke eenheid. Dat zou betekenen dat een BETROKKENE niet alleen een NATUURLIJK PERSOON, NIET-NATUURLIJK PERSOON of VESTIGING kan zijn maar ook een combinatie van twee of meer NATUURLIJK PERSOONen, NIET-NATUURLIJK PERSOONen en/of VESTIGINGen kan zijn. In de eerste en de derde case is er sprake van een groep van drie resp. twee personen. In de tweede case zou volstaan kunnen worden met een groep van één persoon, de heer Peters. Op deze wijze is duidelijk dat het om een groep van personen gaat die gezamenlijk de zaak initiëren maar dat alleen de persoon gestructureerd is vastgelegd die namens de groep als contactpersoon optreedt. Praktisch puntje is het volgende. In een zaaksysteem is het nu eenvoudig om de kerninformatie van een zaak te tonen, waaronder die ene initiator. Wat nu bij meerdere initiatoren (de als eerste geschetste oplossing)? Is het mogelijk ze allemaal te tonen? En als er 23 mensen een ‘brief-op-poten’ gestuurd hebben? Moet er één initiator aangemerkt kunnen worden als ‘primaire initiator’? En kan dat in de praktijk, is het telkens duidelijk wie dat zou moeten zijn? Of moet het informatiemodel zich hier niet mee bezighouden en dit over laten aan de praktijk? In de als tweede geschetste oplossing doet zich dit vraagstuk niet voor, er is daarin immers maar één initiator. Graag reactie.

Wij (Centric) hebben niet gemerkt dat het hanteren van één initiator bij een zaak in de praktijk tot problemen leidt. Het is dus de vraag of het ondersteunen van meerdere initiatoren bij een zaak voldoende voordelen oplevert om op te wegen tegen het nadeel van de extra complexiteit. Als het alleen gaat om het tonen van de zaak in ieders PIP dan zijn er andere oplossingen denkbaar. Zo zou er functionaliteit in de PIP kunnen worden geïmplementeerd waarmee de als initiator geregistreerde betrokkene kan aangeven welke andere betrokkenen de zaakgegevens mogen inzien.

Ik vind het ook wel een erg theoretisch verhaal worden. Eens met Roel de Bruin van Centric. In de praktijk werkt het volgens mij prima om met één initiator te werken. Heeft iemand ook daadwerkelijk praktijkvoorbeelden van problemen die zich in de werkelijkheid voordeden omdat wij slechts één initiator modelleren? Om even in termen van toetsing aan "de werkelijkheid" te blijven ... :)

Ik sluit me ook bij Roel aan ... belangrijk is dat we eenduidige definities en interpretatie gebruiken ... vastgesteld moet worden: hoe een tweede initiator (bv bij huwelijk) binnen het zaakmodel geregistreerd moet worden, hoe bepaald kan worden bij welke betrokkenen een zaak op de PIP mag verschijnen etc.

In deze discussie valt me op dat er een actueel voorbeeld is, dat helemaal niet wordt genoemd: één gezin - één plan. 
Nu zijn er velen die geloven dat er weer specifieke software nodig is in het sociale domein, mede vanwege de hier besproken meervoudige ‚initiators’. 
Het aanschaffen van een aparte applicatie verschuift dit probleem uiteraard alleen, omdat voor de archivering toch vaak alsnog naar het zaaksysteem wordt gekeken. En hoe gaat dat zaaksysteem vervolgens om met het gezin? 
Ik ben het er daarom mee eens dat het model moet worden verrijkt op basis van de werkelijkheid, waar de 1-op-1 relatie niet altijd geldt.

Het is mij niet duidelijk op welk voorbeeld je doelt. 'Eén gezin - één plan' klinkt mij niet als zaak of zaaktype in de oren. Wel kan ik me voorstellen dat er in het traject, waarin een dergelijk plan wordt opgesteld en uitgevoerd, sprake is van diverse zaken. De vraag is dan of er bij dergelijke zaken sprake is van meerdere initiatoren. De gezinsleden cq. betrokkenen bij het plan zijn primair belanghebbenden bij de zaak. Geen van hen hoeft de initiator te zijn. Ik ben dan ook benieuwd naar praktijkvoorbeelden.

In de Expertgroep Informatiemodellen van 18 september jl. is besloten om het informatiemodel qua structuur niet aan te passen v.w.b. meerdere initiatoren van één zaak. Dit om redenen van beheersing van complexiteit (van de zaakinformatievoorziening bij gemeenten) in relatie tot de toegevoegde waarde (een zaak met meerdere initiatoren komt relatief gezien niet zo vaak voor). Wel wordt voorzien in een extra roltype, 'Mede-initiator', om dergelijke situaties te kunnen vastleggen. Daarmee wordt op een suboptimale wijze met weinig consequenties voorzien in een eenvoudige oplossing om situaties met meerdere initiatoren van een zaak te kunnen verwerken,.

Lijkt mij een werkbare oplossing!

@Arjan, ik zie de intake van & regie op een ondersteuningsplan als een hoofdzaak, waarbij alle in te zetten trajecten als deelzaken kunnen voorkomen. KING heeft in een rapport verklaart dat regie in het sociale domein te ingewikkeld is voor de functionaliteit van een (gemiddeld) zaaksysteem. Een onderdeel van die bedoelde complexiteit, is de hier aangehaalde discussie dat regie op een ondersteuningsplan een gezin als betrokken partij heeft in plaats van een individu. Hoe je die rol noemt, maakt me dan even niet zo veel uit, maar vanuit de gedachte van eigen regie zijn zij wel de eigenaar van het ondersteuningsplan. Daar doet bijvoorbeeld het machtigen van een andere partij als regisseur weinig aan af. Net zo goed dat ik zelf nog steeds de aanvrager ben van een omgevingsvergunning, ook al heb ik een aannemer gemachtigd om dat namens mij te regelen. Ik ervaar KING's stelling op dit vlak als een kip-ei probleem. De norm wat zaakgericht werken zou moeten zijn, lijkt zich soms aan te passen aan wat het gemiddelde zaaksysteem waar kan maken. Maar de praktijk is nu eenmaal ingewikkelder. Dus schaffen proceseigenaren in de gemeente, onder aanmoediging van KING, voor het sociale domein (oftewel pakweg een derde van de gemeentelijke taken) massaal een maatwerk pakket aan dat lijkt op een zaaksysteem. Met alle versnippering, koppelproblematiek en rammelend informatiebeheer van dien. Dit terwijl nader beschouwd de wensen in het sociale domein helemaal niet zo uniek zijn. Wat daar namelijk een gezin is, is bij een huwelijk het aanstaande echtpaar en bij een ruimtelijke ontwikkeling een groep georganiseerde buurtbewoners. Waar bij jeugdzorg vertrouwelijkheid erg belangrijk is, is dat bij een voordracht voor een koninklijke onderscheiding ook zo. Waar bij regie de einddatum en het traject zich niet van te voren laten voorspellen, zo kan een traject bezwaar en beroep ook nogal grillig verlopen. Waar de consulent aan de keukentafel het dossier van de klant wil bekijken & bewerken, wil een handhaver op straat het dossier van een locatie bekijken & bewerken. Met de Living Labs heeft KING veel aandacht gekregen voor wat zich werkelijk voordoet op de werkvloer. Ik vind dat een goede ontwikkeling. Pas als men goed begrijpt wat er op de werkvloer gebeurt en waarom, is men ook in staat om te bepalen hoe die processen effectief en efficiënt kunnen worden ondersteund. De conclusie dat een 'gemiddeld zaaksysteem' niet voldoet in het sociale domein kan ik wel delen. Met bovenstaande voorbeelden denk ik niet dat de oplossing is dat het sociale domein iets nieuws nodig heeft. Gezien het grote aantal mislukte implementaties van zaakgericht werken, is mijn mening dat de héle organisaties een rijkere oplossing nodig heeft dan het 'gemiddelde zaaksysteem' om goed zijn werk te kunnen doen. Pragmatische oplossingen zijn daarbij wat mij betreft prima, als deze maar recht doen aan de werkelijkheid.