In het RSGB zijn metagegevens gedefinieerd betreffende materiële historie en formele historie. Voor materiële historie lijkt mij de definitie duidelijk, maar bij de formele historie heb ik nog wat vraagtekens.
Het RSGB stelt als definitie:
“De datum en tijd waarop één of meer gegevens van de entiteit gelijktijdig zijn opgenomen in de registratie.”
Nu is mijn vraag eigenlijk wat we als definitie zien van ‘registratie’. Is dat het informatiesysteem in de ruime zin van het woord, of is dat het geautomatiseerde deel van het systeem?
Een voorbeeld maakt denk ik veel duidelijk:
Een ouder doet op 9 september aangifte van de geboorte van een kind op 8 september. De akte wordt (op 9-9) opgemaakt en wordt vervolgens op 10 september ingevoerd in het GBA-systeem.
Volgens mij is de begindatum geldigheid gegevens (de materiële historie) 8 september. Alleen voor het tijdstip registratie gegevens (de formele historie) vraag ik me af of dit 9 september zou moeten zijn, of 10 september. Ik kan mij voorstellen dat het later van belang kan zijn wanneer het gegeven bekend is geworden bij de gemeente (9 september), maar ook het tijdstip van vastlegging in het geautomatiseerde systeem (10 september) zou interessant kunnen worden in de toekomst.
De vragen waar ik mee zit zijn:
- Klopt mijn idee bij de materiële historie?
- Welke datum moet nu worden opgenomen bij de formele historie?
De datum materiele historie is inderdaad 8 september. In het RSGB is de indicatie materiele historie bij geboortedatum INGESCHREVEN PERSOON gelijk aan N, eenvoudigweg omdat de geboortedatum de feitelijke werkelijkheid is.
De formele historie geeft aan wanneer in de administratie (de administratieve werkelijkheid) een verandering is verwerkt van de attribuutwaarde. De administratieve werkelijkheid moet hierbij ruim opgevat worden. De formele historie (tijdstip registratie) is dan ook 9 september. Wanneer het geautomatiseerde systeem een aantal dagen uit de lucht is, blijft het feit dat op 9 september bij de gemeente bekend was dat de boorling op 8 september is geboren. Ook al is het pas later in het geautomatiseerde systeem opgevoerd.
De vraag is of het tijdstip van vastlegging in het geautomatiseerd systeem uberhaupt relevant is voor het RSGB. Het RSGB is namelijk geen datamodel van een operationeel systeem.
Beste Ellen,
Volgens mij is formele historie van belang om de vraag te beantwoorden: Wat is op datum D aan een afnemer/betrokkene als (authentieke) waarde verstrekt. En indien deze verstrekking plaatsvindt vanuit een geautomatiseerd systeem, is de vastlegging in dat systeem dus uitemate relevant. Een nadere definitie is dus inderdaad gewenst.
Groeten, John.
Ik kan me vinden in de reactie van John. De formele historie is bedoeld om inzicht te geven in 'wanneer had ik het kunnen weten'. 'Ik' is de gebruiker van een desbetreffend basisgegeven. In het RSGB deel I wordt in paragraaf 2.4.2. het een en ander geschreven over historie. Over formele historie staat daar: "Formele historie geeft aan wanneer in de administratie een verandering is verwerkt van de attribuutwaarde (wanneer was de verandering bekend en is deze verwerkt)." Het gaat dus inderdaad om de datum van verwerking in de registratie. Interessant is overigens: in welke registratie. De lokale GBA of BAG of de LV-versies daarvan. Enfin, vooralsnog vatten we dit op als betrekking hebbende op de basisregistratiebeheeradministratie (lokaal dus). In genoemd voorbeeld: materiele historie is 8 oktober, documentdatum (van de akte) is 9 oktober en formele historie is 10 oktober.
Het lijkt me een goed idee om delen van de tekst uit par. 2.4.2. op te nemen in de toelichting van de attributen materiele en formele historie. Het lijkt er op dat RSGB deel I voor dit soort zaken niet geraadpleegd wordt ....
Ik kan mij helemaal vinden in de definitie van formele historie als datum waarop het gegeven is ingevoerd. Ik vind de term dan niet helemaal de lading dekken, omdat in mijn ogen formele historie meer iets zegt over de formele werkelijkheid (wanneer was de bronhouder op de hoogte) en niet zozeer over de geautomatiseerde werkelijkheid.
Door het gebruik van de documentdatum hebben we op deze manier in ieder geval wel de beschikking over drie (volgens mij) relevante tijdlijnen:
Wel nog een interessante vraag hierbij zou kunnen zijn wat je doet met de datum van een binnengekomen brief die als brondocument dient. Denk hierbij aan een gereedmelding bouw in de BAG die op 9 september is verstuurd en op 11 september is ontvangen. Wat zou dan de documentdatum moeten zijn? Is dat 9 september, dan heb je nog steeds geen duidelijkheid over wanneer het bij de gemeente bekend was.
Het lijkt me dus nuttig ook daarvan een nadere specificatie te geven, zodat eenieder weet wat het gegeven betekent en dat de interpretatie als formele historie (zoals ik de term zou interpreteren) ook altijd op gaat. Of het moet zo zijn dat de huidige definitie daarvoor duidelijk genoeg is (stel je een inkomende brief vast bij de ontvangst?).
Good thinking, Sid. Toch gaat het er bij formele historie niet om wanneer het bij de bronhouder bekend was maar vanaf wanneer gebruikers het hadden kunnen weten. In je voorbeeld wordt het m.i'dan ook makkelijk. De materiele historie is 9 september (tenzij de gereedmelder in zijn brief een andere datum noemt waarop zijn bouw gereed gekomen is), de documentdatum is 11 september en de formele historie is de datum waarop de gereedmelding in de BAG geregistreerd is.
Het zou overigens kunnen zijn dat experts iets anders tegen de datum van een ontvangen document aankijken maar dat kan ik zo 1-2-3 niet vinden.
Oeps, foutje. De documentdatum is natuurlijk ook 9 september. De formele historiedatum is op z'n vroegst 11 september (hangt er van af hoe snel er geregistreerd wordt in de BAG). Sorry.
In dat geval zijn we dus kwijt wanneer de gemeente ervan op de hoogte was. Dat is immers de datum waarop de melding is binnengekomen.
Is dat niet een datum die je zou moeten weten voor het geval er oneenigheid ontstaat en er mogelijk juridische procedures ontstaan?
Vooral van belang is de verwijzing naar het brondocument. Daarmee is het brondocument, met alle daarin vermelde informatie, altijd terug te vinden in het archief, bij bijvoorbeeld juridische kwesties. Daarvoor maakt het dus niet zoveel uit welke datum we registreren. We moeten dus vooral kijken naar het doel van (het registreren van) de datum. Overigens zijn er gemeenten die bij bijvoorbeeld de op 9-9 gedagtekende en op 11-9 ontvangen gereedmelding de datum ontvangst (11-9 dus) als documentdatum registreren. Ik weet niet of hierover 'jurisprudentie' bestaat.