Zaakid bij gemeenteoverstijgende zaken

Dit is een statische kopie van het eerdere discussie.kinggemeenten.nl.
Nieuwe discussies kunnen in de GitHub repository 'StUF standaarden' als issue worden opgevoerd.

9 reacties / 0 nieuw
Ronald Jobse
Zaakid bij gemeenteoverstijgende zaken

Het RGBZ is gebaseerd op GEMMA en daarbij impliciet beperkt tot de gemeente(n). Maar ik kan me voorstellen dat er zaken zijn die zich in de keten afspelen, waarbij de gemeente mogelijk een rol speelt. Bijv. een zaak die aangekaart wordt bij de provincie, terwijl het zaakid begint met een code van de gemeente. Moeten we voor zaakid niet iets breders dan de gemeente definiëren?

Joost Wijnings

Eens! Hoewel dit onderwerp van discussie ook tot nadenken dwingt hoe RGBZ zich verhoudt tot (zaken van) andere overheden. Dit gaat verder dan alleen de zaakidentificatie.

Ellen Debats

Binnen het RGBZ onderkennen we ook het groepattribuutsoort kenmerken bij het objecttype ZAAK. Hiermee kunnen we aangeven onder welk id de zaak in een adminsitratie van een andere (overheids)instantie bekend is.

Joost Wijnings

Dit voldoet niet wanneer je vanuit de burger redeneert (en dat is wat wij allemaal beogen met deze zaken, toch?): dan zadelen we alsnog de burger, maar ook onszelf, op met 2 kenmerken. En dat omdat wij als overheden niet in staat zijn om 1 "totaal"-zaaknummer schema op te zetten...

Anoniem

Het maakt niet uit hoeveel partijen betrokken zijn in de afhandeling van een gemeenteoverstijgende zaak; de burger heeft de zaak bij de gemeente aangevragd, en zal ook altijd met de gemeente hierover communiceren ovv. het zaaknummer.

Dat bijvoorbeeld in het geval van een omgevingsvergunning, de provincie, het waterschap en misschien nog wel een externe miljeudienst betrokken zijn bij de afhandeling van de zaak doet hier niets aan af. De klant heeft - zeker in het kader van de gemeente als poort tot de overheid- enkel contact met de gemeente, dus heeft aan één zaaknummer genoeg.

Voor communicatie tussen de verschillende onderaannemers kan prima volstaan worden met een 'uw referentie-mijn referentie"-systeem. Een overkoepelend zaaknummer-systeem is daarom m.i. verspilde energie.

Vergelijk het met het bedrijfsleven: als ik een boek zou laten publiceren, dan bel ik een uitgeverij (oid), die daarvoor een drukker, wellicht een vrachtje speciaal papier, een inbinder en een transporteur nodig heeft. Als ik iets te klagen heb, bel ik de uitgeverij en heb ik niets te maken met de inbinder.

Arjan Kloosterboer

Correct geconstateerd dat zaken en zaakgericht werken breder gezien moet worden dan alleen de overheidslaag gemeenten. Vanuit het perspectief van de burger is de overheid één geheel. Juist door zaakgericht te werken zou de overheid aan dit perspectief kunnen beantwoorden. Over zaak-informatiemodellen bestaat er evenwel nog geen afstemming en eenduidigheid tussen de diverse overheidsgeledingen. Vandaar dat het RGBZ, in alle bescheidenheid, opgesteld is voor gemeenten. Met onderliggend ambitie om dit van toepassing te verklaren voor de gehele overheid. Maar zover is het nog niet. Vandaar de gemeentecode als eerste vier posities van de zaakID teneinde deze ID gemeente-overstijgend uniek te maken. Achterliggende pragmatische gedachte is dat gemeentecodes nu een waardebereik hebben tussen 1 en ongeveer 2000. Het zal nog decades duren voordat deze de 9000 bereikt hebben (if ever). Als we nou ’s de 9000-serie reserveren voor andere overheden, dan hebben we een pragmatische manier om zaakID’s uniek te kunnen maken. Een ID wordt dan bepaald door degene cq. de overheidsorganisatie die de zaak creeert en wordt binnen de gehele keten gebruikt die iets met die zaak moet doen, ongeacht aard van de overheidsorganisatie. En dan zijn we weer terug bij het begin: één zaak vanuit het perspectief van de burger. En communicatie over die zaak tussen betrokken overheidsorganisaties op basis van één en dezelfde identificatie: de ZaakID.
Wellicht dat de definities en toelichtingen bij de attributen Zaakidentificatie en Kenmerken op dit punt niet helemaal duidelijk en eenduidig zijn en dus aangescherpt moeten worden..
 
Voorstel voor oplossing:

  1. neem dit voorstel voor toepassing van de eerste vier posities op in de toelichting op het attribuut.
  2. Scherp de definities en toelichtingen bij de attributen Zaakidentificatie en Kenmerken aan.
Joost Wijnings

Arjan, bedankt voor de reactie. Als het argument zou gelden dat je alleen zaken doet met de gemeente waar je überhaupt het contact mee begon, dan zou je ook geen gemeentecodes in de zaaknummering op hoeven nemen.

Anoniem

Joost, inderdaad "als". Maar niet alle zaken worden bij een gemeente aangekaart. Het zaakid moet dus landelijk uniek zijn. Elke overheidsorganisatie moet een zaak landelijk uniek kunnen identificeren. Door de eerste 4 posities binnen zaakid te reserveren voor de organisatie die de zaak in regie heeft, is het mogelijk dat elke organisatie een nummer kan toekennen aan de zaak. Of er moet ergens landelijk een tabel komen en beschikbaar worden gesteld waaruit de zaakid's gekozen kunnen worden. Door de eerste 4 posities van zaakid te reserveren voor de organisatie die de zaak in regie heeft, hoeft dit niet en is dus eenvoudiger.

Anoniem

Om de zaak landelijk uniek te kunnen identificeren kunnen we i.p.v. de gemeentecode gebruik maken van het RSIN ,een door de KvK toegekend uniek nummer voor een (overheids)oganisatie (formaat N9).

Ik vraag me alleen af of ik hiermee tegen problemen aanloop of dingen over het hoofd zie.