Bijgaand een WORD-document met een aantal vragen en opmerkingen over: document en documentenset, een document met 2 boodschappen, de relatie tussen besluit en document en tussen zaaktype en product cq proces, de definitie van zaak en zaaktype, naast subzaak ook subzaaktype? en ZTC.
vr, 4-09-2009 - 09.28u
#1
Een aantal vragen over document, zaak(type) en ZTC
Ik ben zo vrij geweest het gedeelte (in het Word-document) over DOCUMENT daaruit te kopieren en op te nemen in een andere post die precies hierover gaat Modellering documenten in versie 0.9.1. Daarop heb ik vervolgens mijn reactie gegeven.
Document met 2 boodschappen
In feite wordt met documenttype aangegeven wat voor soort boodschap het document bevat. In het model is er een n:1 relatie tussen document en documenttype.
Hoe wordt in het model ondersteuning gegeven aan één document waarin twee boodschappen (bv aanvragen) staan?
Met Documenttype wordt aangegeven wat de aard is van het document. Het RGBZ ondersteunt niet de situatie dat een document van meerdere 'aarden' is. De gebruiker heeft de mogelijkheid voor dergelijke situaties een nieuw documenttype te benoemen ('Meervoudige aanvraag', 'Wabo-aanvraag') of het document twee keer te registreren.
Het is een keuze ....
Relatie tussen besluit en document
Vanuit klantgericht (ipv productgericht) werken vertellen we de klant in één brief dat hij die boom mag kappen (kapvergunning) en daar een schuur mag plaatsen (bouwvergunning).
In het model is het niet mogelijk dat in één document meerdere besluiten zijn vastgelegd. Wat is daarvan de achterliggende reden?
Dit blijkt een tekstueel foutje te zijn in de toelichting op het objecttype BESLUIT. De relaties tussen BESLUIT en DOCUMENT hebben al de kardinaliteit N:M. Ook in het schema in paragraaf 2.2 was al een n:m-relatie aanwezig. Tekstfoutje is hersteld in 0.9.2.
Relatie tussen zaaktype en product
In het RGBZ wordt helaas niet ingegaan op de relatie tussen zaaktype en product (conform definitie in NORA: product = voortbrengsel van een proces). Hoe wordt inhoudelijk tegen deze relatie aangekeken.
Wens: het beschikbaar komen van een producten(referentie)lijst voor gemeenten waarbij de producten in lijn zijn met de NORA definitie (liefst met daarbij voor ieder product aangegeven wat de wettelijke basis is).
M.i. zou deze relatie in de zaaktypecatalogus gelegd moeten worden.
In het algemeen is het zo dat een zaak leidt tot één of meer producten. Per zaaktype zou aangegeven kunnen worden tot welke producten (uit de productencatalogus) dit leidt.
In het RGBZ wordt helaas niet ingegaan op de relatie tussen zaaktype en proces (conform definitie in NORA: proces = een geordende reeks van (in-)direct waarde toevoegende handelingen en oordelen door een mens of machine gericht op een bekend resultaat). Hoe wordt inhoudelijk tegen deze relatie aangekeken? Op welke niveaus van de hiërarchische procesarchitectuur kan een zaaktype zich bevinden?
Zaaktype
Op zaakniveau wordt er onderscheid gemaakt tussen hoofd- en subzaken. Is het in dat kader niet van belang om op zaaktype niveau (en vervolgens ook in de zaaktypecatalogus) ook een relatie van dit object naar zichzelf toe te voegen waarin kan worden vastgelegd welke subzaken aan welke hoofdzaken gekoppeld mogen worden?
In het RGBZ lijkt me deze relatie niet noodzakelijk. Het RGBZ is er op gericht wat we met elkaar willen delen over zaken. De relatie tussen zaken en deelzaken wordt al gelegd. Het is wat anders als je een zaaksysteem hebt en daarin de behandelaar wil sturen. Daarin zou een relatie tussen zaaktypen wenselijk kunnen zijn.
Om hierover iets op te nemen in de zaaktypecatalogus, zou kunnen. Ik weet niet of dat veel toegevoegde waarde gaat hebben. Elke organisatie maakt haar eigen indeling in hoofd- en deelzaken. Ik vrees dat daar weinig in te standaardiseren is.
Definitie zaak en zaaktype
De definitie van zaak en zaaktype laat nog veel vrijheid. Zaakgericht werken wordt gezien als een verbijzondering van procesgericht werken. Niet duidelijk wordt waar precies de kern van de verbijzondering zit. Wanneer is een gedeelte van een proces nu een zaak(type) en wanneer niet? Wat is bijvoorbeeld de reden dat uitstel van betaling wel opgenomen is als zaaktype in de ZTC, maar herinneringsnota niet (bij beide is sprake van een aanleiding en een resultaat en dient doorlooptijd bewaakt te worden)?
Ik denk dat we met z'n allen nog moeten ontdekken waar nu precies het verschil zit, wat een zaak is en waar een zaak begint en eindigt. Het is goed dat er nu het een en ander op papier staat (RGBZ, ZTC). Dat maakt het mogelijk ergens over te discussieren. En laten we vooral aan de slag gaan en de ervaringen met elkaar delen. Dan groeit het inzicht vast en zeker!