Elk objecttype in het RGBZ kent een identificatie. Zoals 'Zaakidentificatie' en 'Documentidentificatie'. Zaken en documenten worden tussen organisaties uitgewisseld. Als elke organisatie op haar eigen wijze identificaties toekent aan bijvoorbeeld documenten, dan bestaat het risico dat documenten die bij verschillende organisaties zijn gecreeerd, dezelfde indentificatie hebben. Bij uitwisseling van die documenten tussen die organisaties gaat het dan m.i. mis.
Dit probleem bestaat ook bij andere gegevensverzamelingen en is daar op verschillende wijzen opgelost. Personen worden voor het eerst geregistreerd in gemeentelijke GBA-systemen en daarin geidentificeerd met het BSN. Om te voorkomen dat twee personen door de desbetreffende gemeenten eenzelfde BSN krijgen toebedeeld, beschikt elke gemeente over een voorraad aan uit te geven BSN's. Een ander voorbeeld, in de BAG wordt elke identificatie voorafgegaan door de gemeentecode van de gemeente die het object voor het eerst heeft geregistreerd.
Laatstgenoemd principe is in het RGBZ in de meest recente versie al toegepast op de Zaakidentificatie. Evenwel, nog niet op de Documentidentificatie en eventueel andere daarvoor in aanmerking komende identificaties.
Dat leidt tot twee vragen:
- Willen we een systematiek zodat identificaties van objecten in het RGBZ landelijk uniek zijn?
- Zo ja, welke systematiek hanteren we hiervoor?
Beste Arjan,
Ik ben voorstander van een dergelijke systematiek en opteer primair voor het mechanisme dat momenteel ook in de BAG gehanteerd wordt. We moeten er wel rekening mee houden dat documenten (itt objecten in de BAG) niet altijd initieel door een gemeente gecreerd worden. Wellicht kunnen we aansluiten bij de RGBZ elementgroep Kenmerk. Hierbij wordt naast het element kenmerk ook een kenmerkbron opgenomen. Er zal dan wel een eenduidige identificatie van mogelijke bronnen moeten komen.
Groet, John.
Reactie van Den Haag via Charly Beekhuizen
Op basis van de unieke kenmerken van zaakaanbieder en zaaktype en het zaaknummer kan elke zaak uniek worden geïdentificeerd. Het uniek identificeren van producten en diensten is al heel lang een uitdaging voor overheid en bedrijfsleven. De opkomende standaard hiervoor is de Elektronische Product Code (EPC). Zie voor de documentatie www.epcglobalinc.org. De EPC is ontwikkeld voor gebruik met RFID tags maar kan in vereenvoudigde vorm ook worden gebruikt met een nieuw type barcode de GS1 Databar. Voorgesteld wordt om eerst te standaardiseren op de GS1 Databar. De oorspronkelijke barcode organisaties zijn samengegaan in de GS1 organisatie, in Nederland te vinden onder www.gs1.nl en internationaal als www.gs1.org.
Het ligt voor de hand om in overleg met de GS1-organisatie de Zaaktype-codering te standaardiseren conform de Egem voorstellen. Uit overleg met GS1 is gebleken dat men graag bereid is om, onder andere door middel van presentaties, in landelijke overleggroepen mee te werken aan een landelijke acceptatie van deze standaard en haar uitwerking.
Zie verder de bijgevoegde notitie.
Ik zie toevallig vandaag deze discussie. Nadenken over en werken aan een landelijke unieke zaak- of documentregistratie lijkt me absoluut geen goed idee.
Zoiets regelen vergt enorm veel effort en levert m.i. erg weinig op. Zaakafhandeling (en dus de ook de nummers) is primair iets voor de afhandelaar (gemeente) intern. Wanneer een externe partij om advies gevraagd wordt, dan kan prima volstaan worden met een "mijn referentie"/"uw referentie" systematiek.
Besloten is de huidige wijze van unieke identificatie van een ZAAK en DOCUMENT e.d. zoals beschreven in de RGBZ te handhaven.