Steeds meer worden documenten digitaal ondertekend. Je hoeft dan niet meer een document af te drukken en te waarmerken om duidelijk te maken dat het om een echte kopie gaat van het ondertekende document. Je kunt bij wijze van spreken zo het digitale document doormailen. Is het zinvol om in het RGBZ bij het object DOCUMENT (cq. INFORMATIEOBJECT) een gegeven op te nemen waaruit blijkt of het al dan niet digitaal ondertekend is? Of blijkt dat al afdoende uit de metagegevens die in het document zelf vastgelegd zijn over de digitale handtekening?
ma, 19-05-2014 - 11.58u
#1
Digitaal ondertekende documenten
Wellicht is het handig om, in het geval het uit andere metagegevens blijkt, te beschrijven hoe dat blijkt.
De naamgeving van een document dat met Adobe wordt opgeslagen krijgt de toevoeging signed, dat werkt heel goed bij opslag op servers, schijven. En ook in verschillende zaaksystemen is het mogelijk dat deze naam zichtbaar blijft. In vele DMS-en en RMA's worden database namen getoond. Wellicht zou je er op kunnen mikken dat een slimmer bestandsnaam wordt getoond. Dat raakt dan aan metadatastandaarden en bestandsnamen. Zou ik dan uitzoeken.
Simpeler is ondertekenen als stap op te nemen in Rgbz, dan ligt die metadata vast, moet dan wel nazien of die dan verplicht of facultatief is. Verplicht lijkt me dan nuttig. Daarbij wel gesteld, dat dit geen registratie is maar een gegeven in de database dat volgt uit het zetten van de stap of actie. Dat is bij nat ondertekenen dan weer een handicap voor al die fossielen die nog nat tekenen en daarmee interne de administratieve last verzwaren.
Volgens mij is het voor het gegevensmodel niet relevant of dat feit al blijkt uit de metagegevens van het document. Als het een interessant en relevant gegeven is dan hoort het in het gegevensmodel.
Het lijkt mij nuttig om het gegeven op te nemen in het gegevensmodel. Het is handig als je het document niet hoeft te openen om te kijken of hij ondertekend is. Ik vraag me wel af, of je niet gewoon als metagegeven mee moet geven of een document ondertekend is, of dat nu digitaal of analoog is gebeurt lijkt me niet relevant.
Is een getekend document niet gewoon een documentversie. De definitieve versie die wordt verzonden of gepubliceerd en moet worden gearchiveerd.
Het ondertekenen van een document (als dit nodig is) analoog of digitaal is een stap in het proces. Dat een document digitaal is ondertekend, door wie en wanneer moet worden vastgelegd bij het document.
Digitaal ondertekenen is wel iets anders dan een 'natte' handtekening, naast de juridische status zijn er meerdere typen digitale ondertekeningen. Het is dus handig om naast het feit dat het document ondertekend is vast te leggen met welk het type handtekening dat is gebeurd. Daar zou nog aan kunnen worden toegevoegd met welk type certificaat, wanneer het certificaat geldig was en of de handtekening in die periode is gezet. Of dit alles samengevat in een soort handtekeningenstatus (ondertekend: ja, type: PKI, datum: 1-1-2014, status: valide).
Even voor mijn beeld, waarom is het belangrijk om te weten of een document digitaal of analoog is ondertekend?
Wat mij op zaakniveau handig lijkt om te registreren is of een aanvraag (zaak) analoog of digitaal is ingediend. Nu kunnen wij dat vaak moeilijk herleiden. Dit is handig om te weten, omdat dan duidelijk is of een document digitaal of analoog ondertekend moet worden en of het digitaal of analoog verstuurd moet worden.
Je legt toch altijd het kanaal vast?
Ja, dat is zeker zinvol. Op documentniveau n ieder geval voor de gegevens uit art. 24c Archiefregeling. Daarnaast zou ik met passie willen pleiten voor het opnemen van een gegeven _hoe_ een document ondertekend is. Een gegeven dat naar mijn idee al sinds 2003 op documenttype niveau vastgelegd zou moeten worden. De wet stelt immers (grof samengevat) dat de methode van ondertekening 'voldoende betrouwbaar' moet zijn 'voor het doel en de omstandigheden van het geval'. Dat doel zou in het documenttype moeten zijn vastgelegd, waardoor de ondertekeningsmethode ook uit het documenttype zou kunnen volgen. Naar mijn idee zou deze stap een grote stap kunnen betekenen in de acceptatie van digitale ondertekening en ik zou daarover in debat willen met iedereen die daarin een rol kan spelen. Ondertekening is immers de laatste bottleneck voor volledig digitaal werken.
Voorafgaand hieraan lijkt het zeer zinvol om nu eens gezamenlijk vast te stellen welke documenten eigenlijk ondertekend dienen te worden (ongeacht of dit nu "nat" of digitaal is. Zelf ben ik sterk geneigd om de gemeenten te volgen die hebben geconstateerd dat brieven en zelfs bestuursbesluiten over het algemeen geen ondertekening behoeven (Wageningen). Denk vooral ook aan de belastingaanslag. Wel eens afgevraagd of die misschien door tante Truus was verstuurd? Als ondertekening in veel gevallen niet (meer) hoeft, dan haalt dat een hoop koudwatervrees weg. Dan is die laatste bottleneck wellicht spoedig weggenomen.
Mede n.a.v. reactie Kees de Vries: Dat lijkt me de juiste (meest efficiënte) aanpak. Daar hoort dan nog bij een afwegingsproces dat bij nieuwe documenten die de gemeente wil invoeren, aangeeft of het voor dat document nodig is. Vraag die ik wil voorleggen is: of er gemeenten zijn die deze analyse gedaan hebben (welke documenten MOETEN voorzien zijn van handtekening) ?en of er gemeenten zijn die het proces om dat te beoordelen uitgewerkt hebben ?
Uit de reacties leidt ik af dat er behoefte is om te kunnen vaststellen, en daarmee om vast te kunnen leggen, of een document ondertekend is en zo ja, hoe (analoog of digitaal). Dit is één van de metagegevens van een document (Informatieobject) en neem ik mee in het wijzigingsvoorstel RGBZ. Het voorstel van de Vries om vast te stellen welke documenten ondertekend dienen te worden, betreft niet direct het informatiemodel maar 'de content': een kenmerk van documenttypen zoals factuur, dwangbevel, paspoort, vergunning e.d. Dat zou een aanvulling kunnen zijn op de referentielijst met documenttypen. Hoe zinvol wordt dit geacht?
Ik heb er geen moeite mee als we dit gegeven gaan opnemen maar ik vraag me wel serieus af wat we concreet met dit gegeven gaan doen. Zoals hierboven reeds aangegeven wordt, is ondertekening een stap in het proces. De te volgen procedure bepaalt dus of een document al dan niet moet worden ondertekend. Vastlegging van dat feit met een metadata element in het DMS voegt mijns inziens niets toe.
Ondertekening is inderdaad een stap in het proces. Evenwel, in het RGBZ modelleren we processtappen niet. Op basis van het huidige RGBZ is het dan onmogelijk om het feit van de ondertekening en het document waarop die ondertekening betrekking heeft, uit te wisselen. Vandaar het voorstel om de uitkomst van deze processtap te modelleren: wanneer is het document op welke wijze ondertekend.
In de Expertgroep Informatiemodellen van 18 september jl. is besloten het informatiemodel aan te passen overeenkomstig mijn reactie van 7-9. Oftewel we leggen het ondertekend zijn van een document vast als metadata van dat document. Zie verder het wijzigingsvoorstel, par. 2.5.6.
Bijlage