Betrokkene vastleggen bij EDC

Met het oog op documentcreatie zijn er voor allerhande processen vele rollen te bedenken die iemand tot een document kan hebben. De aard van de betrokkenheid is dus variabel. Bij het realisatietraject van de documentcreatie standaard hebben we dit ook ondervonden.

De afzender kan nu vastgelegd worden met de attribuutsoort ‘Auteur’ (tekstveld). De geadresseerde kan niet vastgelegd worden. Is het wenselijk een relatie te leggen van INFORMATIEOBJECT naar ROL (van de BETROKKENE bij de ZAAK die een document gestuurd of ontvangen heeft)? Zijn de afzender en de geadresseerde van een document altijd een betrokkene bij de zaak waarin het document ontvangen of verzonden wordt? Klinkt me wel logisch, eigenlijk.

Ik heb hier bezwaar tegen: "De afzender kan nu vastgelegd worden met de attribuutsoort ‘Auteur’" Een afzender is namelijk functioneel iets anders dan een auteur, dus dit lijkt op te creatief gebruik van een veld met een andere naam. Ik denk zelf wel dat een afzender en geadresseerde altijd een betrokkene bij een zaak zijn. In sommige gevallen kan dat mogelijk wat omslachtig te beschrijven zijn door de aard van de relatie. Wat volgens mij wel functioneel nodig is, is dat de rol van een persoon ten op zichte van de zaak apart gedefinieerd moet kunnen worden van de rol ten opzichte van een document/informatieobject. Om dit werkbaar en standaardiseerbaar te krijgen, moeten we wellicht nog eens kijken of we een 'lijst die voor 95% van de gevallen dekkend is' kunnen maken. Bij het Documentcreatie standaardisatietraject hebben we dat wel getracht, met als laatste terugvaloptie 'vrije invulling'.

Een voorkomend verschijnsel is dat documenten een afzender en of geadresseerde hebben. Wat je moet regelen in stuf zkn is dat je ook goed uit de voeten kan met over (bij klachten) en namens (notarissen). Dat kan opgelost door meerdere relaties of subjecten  te koppelen. De vraag is of je dan nog de betrekking of rol verder wil verduidelijken of duiden in de metadata. AT lijkt mij wat ver gaan.

Als je van een informatieobject wilt weten wie de zender en wie de geadresseerde is dan kun je besluiten dit op te nemen in het gegevensmodel. Wel liefst even een paar concrete voorbeelden erbij pakken en dan uitspreken wat je wilt communiceren. Meestal denk je al in modeltaal, ik vind dat zelf altijd gevaarlijk. Het is altijd goed om in gewoon nederlands de zinnen uit te spreken. Zal hier wel zoiets zijn als: "informatieobject d9876 is geadresseerd aan de gemeente Apeldoorn". Dan komt nog de vraag: hoe classificeer ik "gemeente Apeldoorn". Is dat een omschrijving van de geadresseerde" (tekstveld) of is dat een "Niet-natuurlijk persoon" (id). Vervolgens de beperkingsregels vaststellen, gaat meestal over cardinaliteit en optionaliteit. Kan een informatieobject aan meerdere geadresseerden zijn verzonden? Dit zal wel een n:m relatie worden. Moet ik altijd weten wie de geadresseerde is? Denk het niet. Een ander concreet voorbeeld "informatieobject d1234 is geadresseerd aan Jan Jansen. Dat wordt al wat lastiger als we Jan Jansen classificeren als natuurlijk persoon, want dan wil je hem wel identificeren, bijv met een BSN. Als we besluiten om "gemeente Apeldoorn" en "Jan Jansen" te classificeren als niet-natuurlijk persoon respectievelijk natuurlijk persoon, dan is het ook meteen duidelijk dat we hier twee feittypen te pakken hebben: "informatieobject is geadresseerd aan niet-natuurlijk persoon" en "informatieobject is geadresseerd aan natuurlijk persoon" Wat ook wel opvalt is dat de Zaak hier niet in de zinnen voorkomt. Een relatie leggen van Informatieobject naar ROL (van een BETROKKENE bij de ZAAK) zoals Arjan oppert lijkt me hier dus niet goed. Als het zo is dat een zender of geadresseerde altijd beschouwd wordt als betrokkene zou je dat eventueel als een afleidbaar gegeven kunnen opnemen.

Afzender en geadresseerde van een document zijn inderdaad betrokkenen bij een zaak. Het gaat dan om een correspondentieadres van een betrokkene bij een zaak. De afzender of geadresseerde kan ook een andere rol bij de zaak vervullen. Bijv. als zaaksubject of adviseur. Ik zou het geen auteur noemen. Dat is de opsteller van een document.
NB het heeft alleen zin om het correspondentieadres vast leggen als metadata als deze gegevens worden gebruikt bij bijv. documentcreatie. Het is niet noodzakelijk altijd alle afzenders en geadresseerden van documenten binnen een zaak vast te leggen. De gegevens zijn ook te vinden in het document.

Prima als de rol eenduidig via de zaak getypeerd wordt. Daarbij wordt bij het verstuffen wel belangrijk dat de vertaling naar StUF niet limiteert in de rollen, zoals nu wel het geval is. Er is behoefte aan flexibele rollen, omdat je daar niet heel eenvoudig uitputtend in kunt zijn. Enkele rollen wel benoemen en dan een type 'Overige' vind ik dan niet consistent. Maar dat is geen discussie voor dit topic, vermoed ik.

Je stelt dat het nu het geval zou zijn dat StUF limiteert in de roltypen. Ik neem aan dat je StUF-ZKN bedoelt en doelt op de rollen bij een zaak. En ik vermoed dat er sprake is van enige misinterpretatie. Het RGBZ (en dus ook StUF-ZKN) kent per rol twee type-attributen: 'Rolomschrijving generiek' en 'Rolomschrijving'. De eerste is qua waardenverzameling gelinmiteerd, de tweede kent geen waardeverzameling. De gemeente cq. de zaakbehandelende organisatie heeft met dat tweede attribuut dus alle vrijheid om eigen rolomschrijvingen te benoemen.

Leuke discussie! Vooral interessant dat er behoefte is aan meer meta-data bij een document. Ik dacht dat er altijd vanuit de zaak geredeneerd werd door de zaaksystemen... Ik pleit al langer voor een StUF-DOC model, waarbij je in alle gelederen van de stuf-familie gebruik kunt maken van document-metadata. Nu is het beperkt tot StUF-zaken en een entiteit binnen dat model. Maar documenten zitten bij alle objecten, ook bij personen (geboorteakte) bij organisaties, BAG registraties, WOZ registraties, binnen StUF-LVO en StUF-EF enzovoort. Je zou het bijna een Basisgegeven noemen en opnemen in StUF-BG familie. Nu wordt er in ieder model zelf een onderdeel van EDC gebruikt of er compleet van afgeweken met een node oid.

Ter ondersteuning van Rene: Een zaak is geen document en een document geen zaak. Dat is toch de kern van zaakgericht werken (tov documentgericht)! Derhalve hoort een document zowel afzender als geadresseerde hebben (indien aanwezig natuurlijk). Auteur is toch echt wat anders dan afzender, zeker in ambtelijke omgevingen!

De reacties overziende, is er behoefte om van een informatieobject ('document') de afzender of geadresseerde vast te leggen. De vraag is, moet dit gestructureerd (natuurlijk persoon, niet- natuurlijk persoon e.d.) of niet (alleen als tekst). Ik leidt uit de reacties het eerste af, al komt dit er niet al te sterk uit. Zoals Rindert al schrijft, willen we die persoon kunnen duiden, identificeren? Met het oog op de kwaliteit van de gegevens van geadresseerde en afzender zou ik zeggen van wel: de gegevens zouden aan de desbetreffende basisregistraties moeten voldoen (BRP en NHR). Dan vraagt Rindert zich af of er een relatie met de zaak is. Lijkt me van wel. In zinnen: "Gedurende de behandeling van zaak 1234 is aan de initiator daarvan, de aanvrager van de vergunning de heer Janssen, brief 5678 verzonden met het verzoek om aanvullende informatie". Communicatie betreft altijd een zaak. Maar betreft het ook altijd iemand die (al) bekend is in een bepaalde rol bij die zaak? En zo niet, willen we die dan alsnog als betrokkene in een bepaalde rol bij die zaak vastleggen? Dat gaat wellicht te ver. In zinnen: "Van buurman Klaassen van de heer Janssen, waarvoor een vergunningaanvraag in behandeling is onder zaaknummer 1234, is een brief ontvangen die onder nummer 9876 geregistreerd is en waarin hij mededeelt dat die aanvraag niet gehonoreerd mag worden'. Buurman Klaassen is op dat moment nog niet als betrokkene bij de zaak bekend. De vraag is of we dat willen afdwingen. Lijkt me van niet. Dit alles leidt dan tot een n:m-relatie tussen Informatieobject en Betrokkene ('verzamelbegrip' voor typen subjecten zoals natuurlijk- en niet-natuurlijk-persoon). En tot extra tekstvelden bij Informatieobject voor de geadresseerde en afzender indien deze niet gestructureerd als Betrokkene beschikbaar is. Het gegeven Auteur blijft wat mij betreft bestaan in de 'enge' betekenis van auteur. Alle drie de gegevens zijn m.i. noodzakelijk: "Van Janssen is, in het kader van de behandeling van zaak 1234, een document ontvangen dat opgesteld is door de St. Natuur & Milieu. Dit document is, met andere stukken, doorgezonden aan Adviesburo Evenementen teneinde een advies te verkrijgen omtrent het al dan niet verlenen van de aangevraagde vergunning". Van elke relatie tussen een Informatieobject en een Betrokkene kan vermeld worden wat de aard van de relatie is (afzender of geadresseerde) en kan desgewenst een toelichting gegeven worden. Voor het gestructureerd onderscheiden van rollen zie ik hierboven nog te weinig input. De relatie kan ook het correspondentie-adres bevatten (overeenkomstig ROL) indien dit afwijkt van het 'reguliere' adres van de betrokkene.

In de Expertgroep Informatiemodellen van 18 september jl. is besloten het informatiemodel aan te passen overeenkomstig mijn voorstel. Oftewel afzender en geadresseerde van een document kunnen zowel gestructureerd als ongestructureerd vastgelegd worden. Zie verder agendapunt 3, het tweede onderwerp, van het verslag van deze expertgroep (in de map '20141127 Expertgroep Informatiemodellen' in https://new.kinggemeenten.nl/gemma/informatiemodellen/informatiemodellen...) en het wijzigingsvoorstel, par. 2.5.2.