Hallo,
Ik heb een vraag. Waarom zijn adresgegevens van de initiator niet in de Zaak-en documentservices opgenomen? Zie blz. 11/12 van de specificaties. Is dit een bewuste keuze geweest? Dit is ons inziens een belangrijk zoekgegeven.
Vriendelijke groeten,
Ivo van Zitteren
Gemeente Breda
Hallo Ivo,
De reden dat adresgegevens niet meekomen is de volgende: deze zijn niet opgenomen in het RGBZ 1.0. Wel zijn de kerngegevens opgenomen, de identificatie van de medewerker, organisatie of burger (BSN) die de rol van initator vervult.
In RGBZ 2.0 zijn de adresgegevens wel opgenomen maar de huidige versie van de Zaak- en Documentservices werkt nog op RGBZ 1.0. De planning is om nog dit jaar (2015) de wijzigingen van RGBZ 2.0 op te nemen in de Zaak- en Documentservices.
Met behulp van de kerngegevens kan in het passende systeem gezocht worden naar aanvullende gegevens zoals adresgegevens.
Om het adres als zoekgegeven te kunnen gebruiken verwijs ik graag naar de ontwikkelingen in deze discussie: https://vng-realisatie.github.io/StUF-Standaarden/discussie/gemma/koppelvlakken-zs-dms/...
Zoeken op adressen zal dan gebeuren in de vorm van meerdere stappen: bij een adres worden de identificerende gegevens van personen of organisaties gezocht en met behulp van deze gegevens worden de bijbehorende zake gezocht. Dit is echter nog in ontwikkeling.
Met vriendelijke groet,
Michiel Verhoef (KING)
Beste Michiel,
Nog iets meer contextinformatie. De vraag die ik stelde was afkomstig van onze DM-specialisten. Bij digitale opslag en archivering van documenten is vindbaarheid zeer belangrijk. Het kan nodig zijn om alle documenten die betrekking hebben op een adres op te vragen. Dus het adres van de zaakinitiator (ten tijde van het indienen van de zaak) kan hierin een belangrijk element zijn.
IN RGBZ 1.0 (https://www.kinggemeenten.nl/sites/king/files/Referentiemodel%20gemeentelijke%20basisgegevens%20zaken%20RGBZ.pdf) zie ik op blz 21 overigens wel degelijk adres-attributen staan. Of moet ik dit lezen als gegevens die in de RSGB zijn opgenomen en niet 1-op-1 in RGBZ terug te vinden zijn?
Vriendelijke groeten,
Ivo van Zitteren
Gemeente Breda
Hallo Ivo,
Archivering is vooralsnog niet in de standaard opgenomen. Het staat wel op de lijst van wensen voor de toekomst (https://gemmaonline.nl/images/cocreatiebasisgemeente/1/1c/20140407_Sp..., paragraaf 1.7, pagina 8) en op de agenda van de komende bijeenkomst van de werkgroep Zaak- en Documentservices om genoemd te worden als te behandelen RFC voor volgende release (1.1) van de standaard.
Het aanmaken van een zaak gebeurt via een ZakLk01 bericht (creeerZaak_Lk01, par 4.1.4). In een ZakLk01 bestaat de mogelijkheid een adres mee te geven. Dit kan via heeftAlsInitiator/gerelateerde/natuurlijkPersoon/verblijfsAdres of sub.verblijfBuitenland . De rol heeftAlsInitiator is verplicht.
Op pagina 30 onderaan staat:
Volledige RGBZ - ondersteuning
Indien het ZS het RGBZ volledig ondersteunt, geldt dat alle RGBZ-attributen en relaties die niet genoemd zijn in bovenstaande tabellen, maar volgens StUF - ZKN wel in een zakLk01 voor mogen komen, verwerkt moeten worden door het ZS indien deze aanwezig zijn in het bericht.
Adresgegevens mogen dus wel aanwezig zijn in een bericht en moeten ook in een ZS opgenomen worden indien dit ZS het RGBZ volledig ondersteunt.
Het opnemen van adresgegevens en andere zaakgegevens in het DMS/e-depot is iets wat bij archiveren gaat spelen. Bij zaken die nog in het ZS te vinden zijn zijn deze gegevens natuurlijk daar op te vragen. Zoals in het begin aangegeven staat dit op de planning voor de komende release (1.1). Deze is gepland om begin 2016 te verschijnen.
Alle input en wensen omtrent archivering en opslag in e-depot zijn natuurlijk van harte welkom, bijvoorbeeld op de bijeenkomst van de werkgroep op 9 september waar dit punt inhoudelijk behandeld zal gaan worden indien de werkgroep akkoord gaat om dit in de volgende release op te nemen.
Met vriendelijke groet,
Michiel Verhoef
Goed te lezen dat we her er over eens zijn dat verblijfs- en correspondentieadresgegevens van een betrokkene bij een zaak zijnde een natuurlijk persoon, niet-natuurlijk persoon of vestiging, zoals een initiator, in het RGBZ gespecificeerd zijn. Wat m.i. betekent dat ze met zaak-document-services uitgewisseld moeten kunnen worden. Dit is een randvoorwaarde om uiteindelijk archiefbescheiden, zoals een zaakdossier, op dergelijke adressen te kunnen bevragen. Hoe een zaak en bijbehorende documenten uiteindelijk archiefbescheiden worden en voorzien worden van dergelijke metagegevens, da's inderdaad nog een verhaal apart. Al slaan we met de aanpassingen in RGBZ 2.0 alvast de brug naar het TMLO.