Vaak kent een document gedurende zijn levensduur verschillende fases : verschillende bewerkversies, ondertekend, definitief, pdf.
We merken dat verschillende ZS-DMS-leveranciers verschillend omgaan met de identifcatie van de versies. Bij sommigen blijft de documentidentifcatie hetzelfde, maar bij anderen heeft de definitieve pdf een andere documentidentificatie dan de bewerkversies ervoor.
Wat zeggen de standaard ZS-DMS en RGBZ hierover? Indien niets (wat ik vermoed) zouden we dan in de standaard ZS-DMS kunnen zetten hoe we hier mee omgaan?
In RGBZ versie 1 kent het ENKELVOUDIG DOCUMENT de attribuutsoort 'Versie'. In RGBZ versie 2 is dit verplaatst naar INFORMATIEOBJECT (v/h DOCUMENT). De bedoeling van dit attribuutsoort is dat een document in zijn gehele levensduur dezelfde identificatie behoudt. Het is en blijft immers hetzelfde document. Opeenvolgende versies van het document kunnen, dankzij historie op diverse attributen, vastgelegd cq. uitgewisseld worden. Dankzij die stabiele identificatie kan er te allen tijde naar het document gerefereerd worden. Zelfs al verandert het document technisch van formaat (bijvoorbeeld eerst .doc en later .pdf). Dat is immers slechts techniek, functioneel is en blijft het hetzelfde document.
Een document kent daarnaast de attribuutsoort Status waarmee de fase in de levensduur vermeld kan worden.
Zie v.w.b. RGBZ 1.0 alhier.
Ter informatie, in CMIS 1.0 (zoals gebruikt in Zaak- en Documentservices 1.1) geldt:
Each version of a Document object is itself a Document object, i.e. has its own ObjectId, property values, MAY be acted upon using all CMIS services that act upon Document objects, etc.
In Alfresco wijzigt de object ID inderdaad bij iedere bewerking. Maar door het formaat van deze IDs is in (de huidige) Alfresco de laatste versie altijd op te halen door domweg de laatste puntkomma en het versienummer weg te laten, in bijvoorbeeld:
workspace://SpacesStore/ce957d52-6811-47b8-832a-486c73d1a3a8;1.0
Maar voor zover ik weet is dit gedrag niet vastgelegd in de CMIS specificaties, en niet eens in de Alfresco documentatie. Zelfs in een Alfresco blog post, "cmis:objectId – A Case of Mistaken Identity" (februari 2014) wordt hier niet over gesproken. Voor mapping van StUF-ZKN naar CMIS en andersom is die blog post misschien wel een goed startpunt.
CMIS: http://docs.oasis-open.org/cmis/CMIS/v1.0/cmis-spec-v1.0.html#_Toc243905410
Alfresco blog: https://www.alfresco.com/blogs/pmonks/2014/02/07/a-case-of-mistaken-iden...
(Helaas laat deze reactie zich niet toevoegen als ik enige opmaak of inline links gebruik; ik krijg dan steeds "Dit formulier is verouderd. Kopieer alles wat u niet heeft opgeslagen in onderstaand formulier en herlaad daarna deze pagina"...)