Na het bestuderen van de "Standaard Zaak- en Documentservices 1.1" en het lezen van de lopende discussies, blijf ik met een vrij fundamentele vraag zitten. Een van de leidende principes bij ontwikkeling van de standaard was om "conform GEMMA, informatie slechts op één plek vast te leggen". Toch zie ik dat allerlei attributen zowel in het ZS als DMS worden opgenomen. Waarom bij een 'Zaakfolder' allerlei zaakgegevens opnemen die al binnen het ZS aanwezig zijn? Als in het DMS de relatie tussen zaak en documenten al wordt gelegd, waarom dan binnen het zaaksysteem het nog een keer doen? De logische zaakdocument-relatietabel hoef je maar 1 keer te implementeren en is bijv. iets als de mutatieverwerking van de DMS changelog wordt daarmee (deels) overbodig. De standaard zelf is natuurlijjk prima, maar ik heb de indruk dat hij in zijn huidige vorm (nog) niet voldoende dienstgeoriënteerd is en af en toe (te) sterk doorborduurt op het zaakdenken zoals we dat tot nu toe hebben gehanteerd.
ma, 16-06-2014 - 14.09u
#1
Zaakdenken en dienstoriëntatie
Hoi Ad, de overlap van gegevens is op dit moment gevolg van technische keuzes die tijdens de realisatie van de eerste versie van de standaard gemaakt zijn. Wanneer de redundante gegevens weggelaten worden aan de kant van het DMS, wordt het niet langer mogelijk om het DMS rechtstreeks (in 2 richtingen: raadplegen en vullen/bijwerken) te ontsluiten via de CMIS standaard. De relatie tussen zaken en documenten moet overigens blijven (conform RGBZ), ook al heb je geen redundante gegevens: ergens moet immers de relatie tussen een zaak en bijbehorende documenten gelegd worden (al dan niet als onderdeel van een dedicated of een andere tabel). De mutatieverwerking is dan inderdaad overbodig, maar dat brengt dus mee dat de mutaties alleen nog maar via het ZS doorgevoerd kunnen worden. De werkwijze die jij voorstaat, werd tijdens de realisatie van de standaard niet breed gedeeld in de werkgroep, ook al zou dat meer in lijn zijn met GEMMA in algemene zin. Wanneer in de werkgroep hier voldoende draagvlak voor gevonden kan worden, kan dit alsnog doorgevoerd worden. Heb je interesse om deel te nemen aan de werkgroep en dit daar naar voren te brengen?
Misschien te lastig om het op deze plek verder door te spreken omdat het de, huidige en gewenste, relatie tussen DMS en ZS raakt. Vanuit mijn optiek zie ik bijv. nog steeds niet de noodzaak van opslag van redundante gegevens (zelfs het aantal benoemde sleutelgegevens is m.i. onnodig groot). Ik wil graag een keer binnen de werkgroep toelichten waar het in mijn ogen nu wringt en hoe het mogelijk eenvoudiger en effectiever zou kunnen. Mocht dat bijdragen aan 'meer in lijn met GEMMA in algemene zin' dan is dat helemaal mooi, want per slot van rekening zijn standaarden ook bedoeld om architectuur concreet te maken.
Hoi Ad, lijkt me interessant voor bespreking! Als je zin hebt, kun je dinsdag 24 juni aanschuiven bij gemeente Woerden (13:00-17:00) en anders wordt het wellicht na de zomer?
24 juni gaat niet lukken, maar na de zomer is prima. T.z.t. precieze wat en hoe dan af te spreken.
Ok, Ad, ik stem met je af wanneer we een nieuwe bijeenkomst plannen. Item geregistreerd onder nr ZDS-35.
Goed punt en mee eens dat we geen dubbele opslag van metadata moeten willen. In de praktijk blijkt dat het DMS is gekoppeld met allerlei systemen. Deze systemen willen ook kijken naar de Zaakdossiers die andere (Zaak)systemen in het DMS plaatsen. Dan is het prettig als een bepaalde minimumset aan metadata beschikbaar is. Gr. Hugo
Hoi Ad, Ik ben het eens met je schets van de ideale wereld om zo min mogelijk redundant vast te leggen. Ik ben van mening dat we met deze standaard daar al een grote slag in gemaakt hebben. Wellicht kunnen we daar in de toekomst nog meer aandacht op vestigen, zodat de redundantie nog verder afneemt. De volgende bijeenkomst van de Zaak-Documentservices is op dinsdag 2 september van 13.00u-17.00u in het gemeentehuis van Woerden. Groet, Dennis