Export & Import beheer

Onderdeel van levering

Deze handleiding is onderdeel van de levering van 24-02-2026 en mag niet worden aangepast.

De Softwarecatalogus biedt uitgebreide mogelijkheden voor het exporteren en importeren van data. Dit is handig voor het maken van back-ups, het overbrengen van configuraties naar een andere omgeving, het bijwerken van data in bulk, of het delen van data met externe systemen.

Er zijn twee niveaus van export/import:

1. Register-niveau — Importeer configuraties en objecten, download API-specificaties
2. Schema-niveau — Exporteer objecten van een specifiek schema als Excel of CSV

Navigeren naar de export/import-functie

1. Log in op het Nextcloud-backend als admin
2. Klik op OpenRegister in de linkermenubalk
3. Ga naar Registers in het linkermenu
4. U ziet nu een overzicht van alle registers met hun schema's

Objecten exporteren (schema-niveau)

Export starten vanuit een schema

1. Zoek het register dat het schema bevat (bijv. Voorzieningen)
2. Klik op het drie-puntjes-menu (acties) naast het schema dat u wilt exporteren (bijv. Applicatie)
3. Kies Export uit het menu

Exportformaat kiezen

Na het kiezen van Export verschijnt het exportdialoogvenster:

1. Kies het Export Format:
   • Excel — exporteert alle objecten als .xlsx-bestand
   • CSV — exporteert alle objecten als .csv-bestand
2. Klik op Export om het bestand te downloaden

Exportformaten vergelijken

Formaat	Bestandstype	Meerdere schema's	Gebruik
Excel	.xlsx	Ja (meerdere sheets)	Bulk data export, analyse in spreadsheet
CSV	.csv	Nee (1 schema per bestand)	Eenvoudige data export, integratie met externe systemen

Data importeren (register-niveau)

Import starten vanuit een register

1. Klik op het drie-puntjes-menu (acties) naast de registernaam (bijv. Voorzieningen)
2. Kies Import uit het menu

Het importdialoogvenster

Na het kiezen van Import verschijnt het importdialoogvenster:

Ondersteunde bestandstypen

Formaat	Beschrijving	Meerdere schema's
JSON	Registerconfiguratie en objecten	Ja — meerdere schema's tegelijk
Excel (.xlsx, .xls)	Objectdata	Ja — meerdere schema's tegelijk (elke sheet = 1 schema)
CSV	Objectdata	Nee — slechts 1 schema per bestand

Importvereisten

• Elk sheet/bestand moet een "id"-kolom bevatten voor objectidentificatie
• Lege id-waarden creëren nieuwe objecten
• Bestaande id-waarden werken objecten bij (update)
• ID-waarden moeten in geldig UUID-formaat zijn (bijv. 123e4567-e89b-12d3-a456-426614174000)
• Metadatakolommen (beginnend met _) worden automatisch genegeerd

Importopties

Optie	Standaard	Beschrijving
Include objects in the import	Aan	Neem objectdata mee bij de import
Enable validation	Aan	Valideer objecten tegen het schema
Enable events (experimental)	Uit	Trigger events bij import (experimenteel)
Enable RBAC	Aan	Pas rolgebaseerde toegangscontrole toe
Enable Multi-tenancy	Aan	Pas multi-tenancy regels toe
Auto-publish imported objects	Uit	Publiceer geïmporteerde objecten automatisch

Importprocedure

1. Klik op Select File en kies het bestand (JSON, Excel of CSV)
2. Controleer de importopties (validatie, RBAC, etc.)
3. Klik op Import om de import te starten
4. Controleer na afloop het register om te verifiëren dat de data correct is geïmporteerd

API-specificatie downloaden (register-niveau)

Naast object-export kunt u ook de volledige registerconfiguratie downloaden:

1. Klik op het drie-puntjes-menu (acties) naast de registernaam
2. Kies Download API Specification
3. Een JSON-bestand met de volledige registerconfiguratie wordt gedownload

Dit JSON-bestand bevat de register- en schemadefinities en kan worden gebruikt voor:

• Back-up van de registerconfiguratie
• Migratie naar een andere omgeving
• Versiebeheer van de configuratie

Rond-trip workflow: exporteren, aanpassen en herimporteren

Een veelvoorkomend scenario is het exporteren van data, aanpassingen maken in een spreadsheet, en de aangepaste data terugimporteren. Volg deze stappen:

Stap 1: Exporteer de huidige data

1. Ga naar het gewenste schema (bijv. Applicatie in Voorzieningen)
2. Klik op het drie-puntjes-menu → Export
3. Kies Excel als formaat en download het bestand

Stap 2: Bewerk het exportbestand

1. Open het gedownloade Excel-bestand in een spreadsheetprogramma (bijv. Excel, LibreOffice Calc)
2. Pas de gewenste waarden aan in de cellen
3. Verwijder de id-waarde niet — deze is nodig om bestaande objecten bij te werken
4. Sla het bestand op (als .xlsx)

Belangrijk bij bewerken

• Wijzig nooit de id-kolom — dit bepaalt welke objecten worden bijgewerkt
• Kolommen die beginnen met _ (zoals _self, _schema) zijn metadata en worden genegeerd bij import
• Voeg geen nieuwe kolommen toe die niet in het schema bestaan

Stap 3: Importeer het aangepaste bestand

1. Klik op het drie-puntjes-menu van het register (niet het schema) → Import
2. Klik op Select File en selecteer het bewerkte Excel-bestand
3. Zorg dat Include objects in the import en Enable validation aan staan
4. Klik op Import

Stap 4: Verifieer de wijzigingen

1. Navigeer terug naar het schema en open een aangepast object
2. Controleer of de gewijzigde waarden correct zijn overgenomen
3. Controleer de audit trail voor de wijzigingen

Back-up voor bulkwijzigingen

Maak altijd eerst een export voordat u grote bulkwijzigingen doorvoert via import. Zo kunt u de oorspronkelijke staat herstellen indien nodig.

Bekende aandachtspunten

• Bij grote registers met veel objecten kan de export/import enige tijd duren
• De export/import-functies zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met admin-rechten
• CSV-import ondersteunt slechts 1 schema per bestand; gebruik Excel voor meerdere schema's
• Bij het importeren van Excel worden sheetnamen gematcht aan schemanamen
• Zet Enable validation aan om fouten in de importdata vroegtijdig te detecteren