Zeer onlangs is de Selectielijst Gemeenten 2017 in de Staatscourant gepubliceerd. De Selectielijst specificeert de bewaar- en vernietigingstermijnen van archiefbescheiden. De nieuwe Selectielijst is geheel anders van opzet dan de voorgaande. Dit heeft consequenties voor zowel ImZTC als RGBZ. Met het Resultaattype (van een Zaaktype) wordt immers geparametriseerd hoe bewaar- en vernietigingstermijnen van een zaak(dossier) bepaald kunnen worden.
De consequenties zijn onderzocht, bijgaand het wijzigingsvoorstel met bijlagen. Reacties graag voor 1 september 2017 naar mij en/of hieronder.
De consequenties voor ImZTC en RGBZ zijn nu ook tot op attribuut- en relatieniveau uitgewerkt. Zie de bijlagen. Wijzigingen zijn rood gemarkeerd.
Bijlage
Ik blijf verbaasd over de invulling die de VNG Adviescommissie Archieven heeft gegeven aan de term procesuitvoering. Op basis van de Selectielijst 2017 is de procesuitvoering beperkt tot de procesfase. Voor het intrekken van een verleende vergunning is een gerelateerde zaak nodig, die de aanleiding tot het wijzigingsbesluit bevat. De verleende vergunning - die binnen de initiële zaak is opgenomen - verkrijgt de uitkomst middels het resultaat ‘Ingetrokken’ vanuit de procesuitvoering van de gerelateerde zaak. De verleende vergunning (de initiële zaak) zit dan veelal in de procestermijn. Sluiten de procestermijn-categorieën voldoende op de praktijk aan?
Vanuit mijn zienswijze zijn de archiefactietermijn, de brondatum archiefprocedure en de archiefactiedatum cruciale attributen t.b.v. een logische archiefprocedure. M.i. zou de archiefactietermijn de termijn van het bedrijfsvoeringsbelang moeten aangeven: procesfase (creatie) + procestermijn (gebruik). Tijdens de archiefactietermijn is actie nodig om de zaak cf. het wettelijke archiefregime te kunnen archiveren en het procesobject qua bestaans- of geldigheidsduur te kunnen afstellen. De archieffunctie bevindt zich immers in het proces.
In mijn optiek dient (de verbijzondering van) het procesobject zodanig gemodelleerd en geparametriseerd te worden dat vanuit het gekozen resultaattype (bv. verleend) van het zaaktype de juiste selectielijstklasse wordt gegenereerd. De selectielijstklasse geeft het Procesobject.resultaat vanuit de wettelijke grondslag gecodeerd weer. Het Procesobject.resultaat is feitelijk opgebouwd uit een combinatie van het selectielijst-procestype, het bijbehorend procesobject en het resultaattype. Indien er sprake is van een verbijzonderd procesobject wordt het Procesobject.resultaat als specifiek geïdentificeerd. Een zaak kent zodoende een Procesobject.resultaatGeneriek of Procesobject.resultaatSpecifiek als uitkomst. Ik zie de zaak als noodzakelijke ‘verpakking’ om de ontwikkeling van het procesobject door de procesuitvoering te kunnen leiden.
M.b.t. het tweede deel van reactie #3, in de huidige versie van de ZTC2, ImZTC 2.1, is reeds sprake van de Archiefactietermijn ("De termijn waarna het zaakdossier (de ZAAK met alle bijbehorende INFORMATIEOBJECTen) van een ZAAK met een resultaat van dit RESULTAATTYPE vernietigd of overgebracht (naar een archiefbewaarplaats) moet worden." Deze termijn start niet persé bij afronding van de zaak maar op een datum die volgt uit 'Brondatum archiefprocedure' ("Aanduiding van de brondatum voor de start van de Archiefactietermijn van het zaakdossier"). Dat kan dus nu al zijn: enige tijd na afronding van de zaak. In het voorstel voor ImZTC 2.2 wordt dit gecontinueerd. De Archiefactietermijn start na de procestermijn, bij einde bedrijfsvoeringsbelang (de procestermijn start na de procesfase; de procesfase is de termijn waarin de zaak in behandeling is).
Gezien de term, 'archiefactietermijn', lijkt het voor de hand liggend dat dit de termijn betreft waarna er iets met het gearchiveerde zaakdossier moet gebeuren. Dus vanaf afronding zaak (einde procesfase). Evenwel, dat zou een 'forse' wijziging van het ImZTC met zich meebrengen. De lengte van een dergelijke termijn is voor diverse selectielijstklassen niet te voorspellen. Die hangt immers af van het vervallen van het bedrijfsvoeringsbelang van het procesobject. Om dit te kunnen parametriseren moet die termijn dan toch weer opgesplitst worden in twee perioden:
- de procestermijn (tot einde bedrijfsvoeringsbelang): in de Selectielijst soms een vast aantal jaren, soms afhankelijk van het vervallen van het procesobject;
- de 'bewaartermijn' (zoals die in de Selectielijst genoemd wordt): de termijn na de procestermijn waarna het zaakdossier vernietigd of overgebracht moet worden. Deze kent telkens een vast aantal jaren.
Bij aanpassing van de strekking van de Archiefactietermijn, zouden er dus twee andere termijnen cq. attributen bijkomen. En worden de 'rekenregels' (voor het bepalen van vernietigings- en overbrengingsdatum) anders.
Wat te doen? De modellering houden zoals 'ie is en beseffen wat er met de Archiefactietermijn bedoeld wordt? Of de modellering aanpassen, zodat interpretatie (van de term 'Archiefactietermijn') en modellering met elkaar stroken?
Wat in de keuze voor één van beide wellicht meespeelt, is het volgende. Wat gebeurt er met een gearchiveerd zaakdossier dat vernietigd kan worden na vervallen van het bedrijfsvoeringsbelang waarbij dat belang gekoppeld is aan bijvoorbeeld het overlijden van een persoon. Stel die persoon die leeft na afronding van de zaak nog 70 jaar. Aangezien het een te vernietigen dossier is, zou dat niet overgebracht worden. Maar, blijft de dossiervormende organisatie een dergelijk dossier 70 jaar lang goed duurzaam toegankelijk houden?
Wij zijn bezig met de levensduur van archiefbescheiden: records continuüm. Centraal staat het procesobject dat vanaf de procesfase al actueel gehouden moet worden. Hier hebben wij een zaak of meerdere zaken voor nodig. Als een zaak de archiefnominatie 'permanente bewaring' kent moet de procestermijn genegeerd worden. De zaak.einddatum geldt dan als brondatum archiefprocedure. De archiefactietermijn is dan 20 jaar (actuele overbrengingstermijn), mits een nieuwe aanleiding (lees: zaak) tijdens het gebruik van het procesobject leidt tot het resultaat(type) 'ingetrokken'. Beide zaken krijgen dan de bijbehorende selectielijstklasse toegewezen.
Indien een zaak de archiefnominatie 'op termijn vernietigbaar' kent, is de archiefactietermijn pas te berekenen als het bedrijfsvoeringsbelang van het procesobject in tijd is vastgesteld. Afhankelijk van de toe te passen procestermijncategorie is de brondatum archiefprocedure bij de afronding van de zaak wel of nog niet bekend. Als een procesobject van een besluittype is behoort de procestermijn te starten op de ingangsdatum (de dag na de publicatiedatum) van het besluit en te eindigen op de vervaldatum van het besluit. Actuele procesobjecten zijn randvoorwaardelijk binnen een integere informatiehuishouding.
Conclusie: als er geen brondatum archiefprocedure binnen de zaak is vastgesteld - of nog niet vast te stellen is - leidt dit tot een onbekende archiefactietermijn. Het is dan ook niet mogelijk om de exacte archiefactiedatum (feitelijke vernietiging of overbrenging) vast te stellen.
Als aanvulling op de laatste alinea van reactie #5 wordt de brondatum archiefprocedure op het moment van overlijden van de persoon bekend. Deze datum van overlijden zal nodig zijn voor het actualiseren van één of meerdere relevante - aan de overleden persoon gerelateerde - zaken, waarbij per zaak de procestermijn wordt beëindigd en de bewaartermijn cf. de selectielijst wordt gestart. Denk in dit geval aan bv. het stopzetten van WMO-voorzieningen.
Veel gemeenten zijn onvoldoende in staat om met hun zaaksystemen en/of Documentaire Management Systemen hun informatiehuishouding duurzaam op orde te houden. Daar is op z'n minst een toereikende Records Management Applicatie bij nodig. Een andere oplossingsrichting wordt concreter, namelijk het 'uitplaatsen' van de informatie. Bij 'uitplaatsing' draagt de dossiervormende organisatie het beheer van de informatiehuishouding over aan een e-Depotbeheerder. Deze beheerder houdt de informatie actueel en duurzaam toegankelijk. Een gemeente blijft wel zorgdrager voor de 'uitgeplaatste' informatie, totdat het moment van feitelijke overbrenging of vernietiging is aangebroken. In feite besteedt de zorgdrager bij 'uitplaatsing' de archiefacties op de informatiehuishouding uit. Vanuit mijn visie neemt de e-Depotbeheerder bij 'uitplaatsing' van een zaak het onderhoud van de archiefactietermijn van de dossiervormende organisatie over.