Door middel van RESULTAATTYPE kan nu aangegeven worden wat het archiefregime is van alle over en bij een zaak vastgelegde informatie, met name informatieobjecten cq. documenten. Voor alle documenten bij een zaak geldt, naar gelang het resultaat van de zaak, hetzelfde archiefregime. In de praktijk blijkt dit evenwel niet houdbaar. Bepalend voor het archiefregime is de zgn. Selectielijst. Deze is ingericht op documenten, niet zozeer processen, laat staan zaaktypen. Er zijn wel voornemens om deze lijst meer procesgericht of zelfs zaakgericht in te richten maar zover is het nog (lang) niet. En zelfs als deze lijst zaakgericht is opgesteld, dan nog zullen er uitzonderingen zijn voor privacy-gevoelige documenten. Het is derhalve ook noodzakelijk om het archiefregime voor een specifiek documenttype bij een zaaktype te kunnen bepalen, indien dit afwijkt van het archiefregime voor het zaaktype als geheel. Het gaat dus alleen om het vastleggen van de uitzonderingen. Het voorstel is om het informatiemodel van de ZTC hierop aan te passen. Zie voor een volledige beschrijving van dit voorstel het document.
vr, 6-09-2013 - 09.42u
#1
Wijziging modellering archiefregime: ook voor documenten
Beste Arjan,
feitelijk gezien dient het archiefregime altijd te worden gemodelleerd op documentniveau. Het document met de langste termijn bepaalt hoe lang de zaak als geheel moet worden bewaard.
Daarmee verband houdend moet het niet mogelijk zijn om een afwijkende document archiefactietermijn te modelleren die hoger is dan deze hoogste termijn. Die moet per definitie altijd kleiner zijn dan de waarde die nu (voor het gemak) op resultaatniveau wordt gemodelleerd.
De logica dient er dus rekening mee te houden dat:
- archiefactietermijn op document altijd kleiner moet zijn dan op resultaat
- de archiefnominatie op document afhankelijk is van de archiefnominatie op resultaat: bij vernietigen op resultaat moet deze altijd vernietigen zijn op document (fixed), bij blijvend bewaren op resultaat zijn beide nominaties mogelijk.
Graag je reactie!
David Bronsveld
Uitgangspunt van het RGBZ en de ZTC blijft het specificeren van het archiefregime op zaaktypeniveau d.w.z. geldend voor het gehele zaakdossier. De nu voorgestelde aanvullende modellering maakt het mogelijk daarvan in individuele gevallen d.w.z. voor specifieke documenttypen bij een zaaktype, af te wijken. Door de introductie hiervan is het niet meer persé noodzakelijk dat, bij een zaaktype, het documenttype met de langste termijn de termijn voor het zaakdossier cq. bij het resultaattype bepaalt. Andere constructies zijn mogelijk, zoals het dossier na 20 jaar vernietigen (resultaattype voor zaaktype) met uitzondering van één daarin aanwezig document dat ten eeuwige dage bewaard moet blijven (resultaattype bij zaaktype voor zaakdocumenttype). Het lijkt mij derhalve niet wenselijk om de restricties op te nemen zoals jij ze genoemd hebt.
Ik zou adviseren om de reductie in complexiteit, die nu juist was aangebracht door de bewaartermijn op het niveau van zaaktype (i.c.m. resultaattype) te definiëren, te handhaven en deze uitbreiding op het model van de ZTC niet door te voeren.
In die bijzondere gevallen dat een document blijkbaar langer bewaard moet blijven dan de zaak moet hier een procedure voor in werking treden. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een nieuwe zaak aan te maken (na vernietiging van de oorspronkelijke zaak) met daaronder het langer te bewaren document. Dit voorkomt ook dat een document 'zaakloos' overblijft in een zaak- en/of documentenmagazijn. Technisch levert een zaakloos document weer allerlei problemen op aangezien de opzet van de Zaak-Document services ook geheel geënt is op Zaakgerelateerde documenten!
De gemeenten die ik spreek zijn daarnaast juist een groot voorstander van het aanbrengen van rechtlijnigheid en eenvoud in beheer. Het is voor een beheerder van de ZTC in mijn ogen toch nauwelijks te begrijpen als hij eerst bewaartermijnen moet definiëren op de zaaktype/resultaattype combinatie en daarna er weer uitzonderingen per documenttype aan toe moet kennen.
Kortom: de selectielijsten sluiten niet aan op de zaakgerichte werkwijze die gezien wordt als de toekomst. De selectielijsten moeten dus aangepast worden! Tot die tijd kan dit met het volgen van een procedure ondervangen worden.
Hoewel ik het er mee eens ben dat het theoretisch correct is, ben ik van mening dat het hierdoor onnodig complex wordt gemaakt en helemaal niet praktisch is. Ik krijg de indruk dat eindelijk gemeenten beginnen te accepteren dat de wereld niet altijd in modellen en lijstjes te stoppen is, wat betekent dat we een praktische oplossing hebben gevonden: pak het document met de langste bewaartermijn. Persoonlijk denk ik dat we hiermee een grote mijlplaal hebben bereikt.
Hier nu weer van afstappen zaait (naar mijn mening) verwarring en geeft onze geliefde divvers weer het kruid wat ze zochten om nieuwe ontwikkelingen alles af te schieten. Daarnaast levert het in de praktijk ook onnodige complexiteit die naar mijn mening niet nodig is (ervan uitgaande dat gemeenten het 'netjes' doen). Gemeenten moeten weer verschillende bewakingsprocessen inrichten, systemen moeten verschillende functionaliteiten ontwikkelen en onderhouden, het levert extra beheer op voor inrichters, de behandelaar moet meer nadenken of een document nu wel of niet bij de zaak mag worden verwijderd.
We zijn met z'n allen hard bezig om gemeenten te helpen te denken in 'zaken' en niet in documenten. Dit helpt allerminst. Conclusie: Theoretisch helemaal correct, praktisch zie ik meer nadelen dan voordelen.
Ik begrijp dat Peter kiest voor de insteek om het weliswaar theoretisch niet helemaal correct maar wel praktisch te houden. En ik voel een ondertoon dat daarmee verandering in denken afgedwongen kan worden. En dat laatste geeft me geen goed gevoel. Het lijkt op het doordrukken van een mening door andere meningen cq. werkwijzen onmogelijk te maken. Da's veelal geen garantie voor succes.
Dennis pleit eveneens voor pragmatiek maar onderkent wel dat er afwijkingen kunnen zijn die dan maar procedureel opgevangen moeten worden. En dat vind ik dan weer vreemd. De specificaties van een zaaktype zijn er toch voor om de procedure af te spreken, vast te leggen en er vervolgens naar te kunnen handelen?
In essentie gaat het om het vinden van de juiste balans tussen formele regelgeving en de behoefte aan een simpele en praktische manier van werken op de werkvloer. Wat daarvoor nodig is, is begrip bij betrokkenen en beleid waarin eenieder zich in kan vinden, met respect voor de ander (waaronder een Selectielijst met een zaakgerichte insteek). Voorlopig is hiervan nog geen sprake, dit vergt tijd. Wat mij in de tussentijd geen oplossing lijkt is als de GEMMA-(ZTC-)community min of meer eenzijdig gaat kiezen voor het vasthouden aan altijd archief/bewaarregime op het niveau van gehele zaak/zaakdossier. Dat lost niet echt iets op. De werelden moeten elkaar gaan ontmoeten en gaan leren dat we er samen uit moeten komen. Archivering moet verder gaan kijken dan de eigen kolom en onderdeel worden van GEMMA en de GEMMA-mensen moeten de wereld van archivering gaan begrijpen, die overigens al bestond en vorm heeft gekregen toen ICT nog niet eens bestond. Zolang als nodig moeten we het m.i. mogelijk houden om uitzonderingsgevallen qua archivering te kunnen verwerken.
Het is alweer even geleden dat op dit voorstel is gereageerd, maar misschien kan de aangepaste regelgeving omtrent selectielijsten wel meehelpen in het voordeel van de ZTC-aanpak: Volgens artikel 5 Archiefbesluit moet de selectielijst namelijk in overeenstemming zijn met de voor het archief geldende ordeningsstructuur. Als de ordeningsstructuur dus zaakgericht wordt, moet de selectielijst hierop aangepast worden. In het Archiefconvenant is afgesproken dat alle overheidsorganisaties in 2016 een nieuwe selectielijst hebben opgesteld (Bron: OD, juni-juli 2013, pag 17-19).