F013 - Gebruik Beheer

Beschrijving

Deze functionaliteit beschrijft hoe organisaties hun applicatielandschap kunnen vastleggen en gebruik kunnen registreren. Het gaat om het complete overzicht van welke producten en diensten worden afgenomen, waar deze worden gehost, aan welke systemen ze zijn gekoppeld en voor welke functionaliteiten ze worden ingezet. Dit is het "installatie-object" perspectief - de daadwerkelijke implementaties van software.

Toepasselijk voor

• 🏛️ Gemeenten: Applicatielandschap vastleggen, gebruik registreren, koppelingen beheren
• 🤝 Samenwerkingen & Communities: Gebruik registreren voor leden, collectief applicatielandschap
• 🏢 Leveranciers: Gebruik voorstellen voor gemeenten (eigen software), klantoverzicht
• ⚙️ Functioneel Beheer: Gebruik valideren, installatie kwaliteit bewaken

Processtappen

Voor Gemeenten (Applicatielandschap Beheren)

Stap	Actie	Beschrijving
13.1	Applicatie zoeken	Vind applicaties in de catalogus om toe te voegen aan applicatielandschap
13.2	Gebruik registreren	Registreer dat gemeente deze software gebruikt (via wizard)
13.3	Gebruiksdetails vastleggen	Specificeer: afdeling, aantal gebruikers, versie, go-live datum
13.4	Hosting informatie	Vastleggen waar software wordt gehost (eigen datacenter, cloud, SaaS)
13.5	Functionaliteiten koppelen	Aangeven voor welke gemeentelijke processen software wordt gebruikt
13.6	Koppelingen beheren	Vastleggen welke systemen met elkaar zijn gekoppeld
13.7	Contractinformatie	Vastleggen van contractduur, kosten, contactpersoon leverancier
13.8	Gebruik bijwerken	Wijzigen van gebruiksgegevens (nieuwe versie, meer gebruikers, etc.)
13.9	Gebruik beëindigen	Registreren dat software niet meer wordt gebruikt
13.10	Missende software melden	Software die niet in catalogus staat als concept aanmelden

Voor Samenwerkingen & Communities (Gebruik voor Leden)

Stap	Actie	Beschrijving
13.1	Collectief gebruik registreren	Gebruik aanmelden namens meerdere leden tegelijk
13.2	Gezamenlijke inkoop vastleggen	Registreren van software die gezamenlijk is ingekocht
13.3	Lidmaatschap koppelen	Aangeven welke leden gebruik maken van welke software
13.4	Hosting coördineren	Beheren van gezamenlijke hosting arrangementen
13.5	Contractbeheer	Beheren van collectieve contracten en licenties
13.6	Gebruik monitoren	Overzicht houden van gebruik door verschillende leden

Voor Leveranciers (Gebruik Voorstellen en Monitoren)

Stap	Actie	Beschrijving
13.1	Klanten identificeren	Zien welke gemeenten hun software gebruiken
13.2	Gebruik voorstellen	Voorstellen dat gemeente hun software gebruikt (mits eigen product)
13.3	Gebruiksdetails aanvullen	Helpen bij het compleet maken van gebruiksinformatie
13.4	Klantoverzicht beheren	Overzicht bijhouden van alle klanten en hun gebruik
13.5	Implementatie ondersteunen	Ondersteuning bieden bij registratie van nieuwe implementaties
13.6	Referenties beheren	Klanten vragen om referentie te worden voor andere gemeenten

Voor Functioneel Beheer (Gebruik Validatie)

Stap	Actie	Beschrijving
13.1	Gebruik valideren	Controleren of geregistreerd gebruik klopt met werkelijkheid
13.2	Installatie kwaliteit	Controleren op volledigheid van gebruiksgegevens
13.3	Duplicaten opruimen	Meerdere registraties van hetzelfde gebruik samenvoegen
13.4	Koppelingen valideren	Controleren of geregistreerde koppelingen kloppen
13.5	Contract compliance	Controleren of gebruik overeenkomt met contracten

Gerelateerde Issues

• #18 - Applicatie toevoegen
• #17 - Informatie invullen
• #56 - Koppelingen maken
• #144 - Gebruik registreren
• #145 - Hosting informatie

Autorisatie Matrix

Functionaliteit	Aanbod-beheerder	Gebruik-beheerder	Gebruik-raadpleger	Functioneel beheerder	VNG-raadpleger	Bezoeker
Gebruik registreren (eigen organisatie)	❌	✅	❌	✅	❌	❌
Gebruik voorstellen (eigen software)	✅	❌	❌	✅	❌	❌
Gebruik registreren (voor leden)	✅ (samenwerkingen)	✅ (samenwerkingen)	❌	✅	❌	❌
Koppelingen beheren	❌	✅	❌	✅	❌	❌
Applicatielandschap bekijken	✅ (eigen klanten)	✅ (eigen organisatie)	✅ (eigen organisatie)	✅ (alle)	✅ (geanonimiseerd)	❌
Hosting informatie beheren	❌	✅	❌	✅	❌	❌
Contractinformatie beheren	❌	✅	❌	✅	❌	❌
Gebruik valideren	❌	❌	❌	✅	❌	❌

Gebruikershandleidingen

Gebruik Registreren (voor Gemeenten)

1. Zoek de software in de catalogus via F011 - Zoeken & Ontdekken
2. Klik op "Gebruik registreren" bij de gewenste software
3. Doorloop de wizard met de volgende stappen:
   • Stap 1: Basisgegevens (afdeling, contactpersoon, go-live datum)
   • Stap 2: Gebruiksdetails (aantal gebruikers, versie, licentie type)
   • Stap 3: Hosting (waar wordt het gehost, door wie beheerd)
   • Stap 4: Functionaliteiten (voor welke processen wordt het gebruikt)
   • Stap 5: Contractinformatie (leverancier, contractduur, kosten)
4. Controleer en bevestig alle gegevens
5. Gebruik is geregistreerd en zichtbaar in uw applicatielandschap

Gebruik Voorstellen (voor Leveranciers)

1. Ga naar uw klantoverzicht in het leverancierspaneel
2. Zoek de gemeente die uw software gebruikt
3. Klik op "Gebruik voorstellen" naast de gemeente
4. Selecteer uw software uit uw productportfolio
5. Vul bekende details in (implementatiedatum, versie, contactpersoon)
6. Verstuur het voorstel naar de gemeente
7. Gemeente ontvangt notificatie en kan het voorstel accepteren/aanvullen

Collectief Gebruik (voor Samenwerkingen)

1. Ga naar ledenbeheer in uw samenwerkingspaneel
2. Selecteer "Gebruik registreren voor leden"
3. Kies de software die gezamenlijk wordt gebruikt
4. Selecteer de leden die deze software gebruiken
5. Vul collectieve details in (gezamenlijk contract, hosting arrangement)
6. Bevestig registratie voor alle geselecteerde leden

Applicatielandschap Overzicht

1. Dashboard bekijken: Overzicht van alle geregistreerde software
2. Filteren en zoeken: Vind specifieke applicaties of categorieën
3. Koppelingen visualiseren: Zie hoe systemen met elkaar verbonden zijn
4. Rapporten genereren: Exporteer overzichten voor management
5. Trends analyseren: Zie ontwikkelingen in uw applicatielandschap

Vervolgfunctionaliteiten

• F004 - Applicatiebeheer
• F005 - Dienstenbeheer
• F006 - Inzichten en Aanbevelingen
• F008 - Externe Koppelingen