Zaak- en Documentservices

Zaak- en Documentservices

Actuele versie: 1.2
Beheerder: VNG Realisatie
Afkorting: StUF-ZDS

Status en doorontwikkeling

Verschillende ontwikkelingen maken het vernieuwen van standaarden noodzakelijk om invulling te (blijven) geven aan de behoefte en wensen van gemeenten. Gemeenten, leveranciers en VNG Realisatie werken daarom aan een nieuwe generatie standaarden voor zaakgericht werken. In de GitHub repository van GEMMA-Zaken is de voortgang van het project te volgen.

Ook de doorontwikkeling van de StUF standaard, de StUF sectormodellen en de StUF koppelvlakken waaronder de hier beschreven Zaak- en Documentservices is daarom stopgezet. Alleen wetswijzigingen, wijzigingen in de Logische Ontwerpen van Basisregistraties en gevonden fouten kunnen aanleiding zijn voor het publiceren van een nieuwe versie van deze standaarden. Zo wordt er voor gezorgd dat gemeenten hun werk kunnen blijven doen. Een toelichting op het vernieuwen van de standaarden is te vinden bij API-standaarden.

Inleiding

Bij de gemeenten zijn de decentralisaties in volle gang. Het delen van informatie met collega’s en ketenpartners is hierbij een kritieke succesfactor. Maar relevante informatie voor een zaak is vaak vastgelegd op verschillende plekken binnen een gemeente, zoals in een vergunningensysteem, WOZ-systeem of documentmanagement-systeem. Door deze informatie op een centraal punt vast te leggen en goed te ontsluiten, ontstaat een compleet en actueel beeld van een zaak en de bijbehorende documenten.

Hoe krijgt u alle relevante informatie over een zaak centraal, digitaal beschikbaar, zodat u alle betrokken afdelingen, andere ketenpartijen, burgers en bedrijven inzicht hebben of ermee kunnen werken? De standaard Zaak- en Document services zorgt hiervoor.

Wat levert de standaard op?

Een gestandaardiseerd berichtenverkeer tussen de vakapplicaties voor jeugd & onderwijs, werk & inkomen en zorg & welzijn en een centraal zaaksysteem biedt een gemeente de volgende voordelen:

  • Altijd een actueel en compleet beeld van de zaak inclusief de bijbehorende documenten; er ontstaat op een centrale plek binnen de organisatie een compleet inzicht in de situatie en status van cliënten waardoor cliënten beter geholpen kunnen worden;
  • Minder fouten door automatisch digitaal doorgeven van gegevens; alle handmatige handelingen voor het overnemen van de gegevens van de vakapplicatie naar het zaaksysteem verdwijnen waardoor er minder fouten worden gemaakt en de uitvoeringskosten laag kunnen blijven;
  • Efficiënt zaakgegevens ontsluiten intern en naar ketenpartners, burgers en bedrijven; de kwaliteit van informatieoverdracht kan beter gegarandeerd worden waardoor samenwerking efficiënter en effectiever verloopt;
  • Betere kwaliteit van gegevens; de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de gegevens in beide gemeentelijke applicaties kan verbeteren, waardoor de kwaliteit van (basis)registraties verder toeneemt.
  • Investeringen in het maken van koppelingen zijn structureel; bij verandering van leverancier/applicatie hoeft niet opnieuw een (maatwerk)koppeling gemaakt te worden. U heeft daardoor ook meer vrijheid in uw softwarekeuze.

Community voor vragen en wijzigingsverzoeken

Het kan voorkomen dat er nog onduidelijkheden zijn in de standaard Zaak- Documentservices. Daarvoor is op Github een community beschikbaar gesteld waar u vragen kunt stellen door een issue aan te maken. Middels het label ‘Koppelvlak - ZS-DMS’ kunt u het issue vervolgens aan deze standaard koppelen.

Zowel VNG Realisatie als leveranciers en gemeenten kunnen dan online reageren op de vraag en deze beantwoorden.