GEMMA Verwerkingenlogging

C5644 - Conditionele bewaartermijn

Als er sprake is van een conditionele bewaartermijn dan wordt de conditie beschreven in het VAR. Bij het loggen zijn er vervolgens meerdere situaties denkbaar:

  1. De bewaartermijn kan bepaald worden ten tijde van de verwerking. Zie C4617.
  2. De bewaartermijn kan nog niet bepaald worden ten tijde van de verwerking. De bewaartermijn zal dan op een later moment alsnog geregistreerd moeten worden.
  3. De bewaartermijn kan niet bepaald worden. In dit geval zal de organisatie zelf een termijn moeten bepalen. Deze wordt niet vastgelegd in het verwerkingenlog.

Het later registreren van de bewaartermijn

Start van de verwerking

  • De verwerking krijgt een uniek ID (UUID). Met behulp van dit ID kunnen we op een later moment alle acties die in het kader van de verwerking gelogd zijn terugvinden (B8157).

Gegevens zoeken, opvragen en wijzigen in het kader van de verwerking

  • Al dit soort acties moet gelogd worden (F7446 of F6624).
  • Bij het loggen wordt steeds het ID van de verwerking meegegeven (B8157).
  • Als derden acties uitvoeren in het kader van de verwerking (B7259):
    • Registreer welke derden dit zijn.
    • Controleer of deze derden de bewaartermijn registreren.
    • Controleer of deze derden instaat zijn om de bewaartermijn op een later moment op te heffen. Wellicht kan ook de derde het ID van de verwerking in het verwerkingenlog registreren.

De bewaartermijn kan bepaald worden en moet worden vastgelegd

  • Met behulp van het ID van de verwerking kan de bewaartermijn van de binnen de gemeente gelogde acties opgeslagen worden.
    • Gebruik hiervoor F4415 van de verwerkingenlogging API.
    • Deze functie zal de bewaartermijn van alle gelogde acties aanpassen (F4415 en B3891).
    • Indien er sprake is van een gefedereerd gemeentelijk verwerkingenlog dan dient er een service te zijn die zich opstelt als ‘het gemeentelijk verwerkingenlog’ (B8970).
  • Als er derden betrokken geweest zijn bij het onderzoek:
    • Benader deze derden en geef de vastgesteld bewaartermijn door. Wellicht kan de derde hierbij gebruik maken van het opgeslagen ID van de verwerking.