C2637 - Verhuur van een sporthal aan een sportvereniging

Situatie

De gemeente verhuurt een sporthal aan een sportvereniging. De contacten met de sportvereniging lopen via een vast contactpersoon bij deze vereniging. Aan de vereniging wordt een portaal ter beschikking gesteld waarmee de contactpersoon inzicht heeft in de gesloten contracten en SLA en verzoeken ten aanzien van bijvoorbeeld benodigd onderhoud aan de sporthal kan aanmaken. De gemeente koppelt eventuele genomen acties terug aan de contactpersoon via het emailadres van de persoon. Aangezien het hier een privaatrechtelijke taak van de gemeente betreft mag van de contactpersoon het BSN niet verwerkt worden. Het gebruik van DigiD als inlogmiddel op het portaal is dus niet toegestaan en logging op basis van BSN is niet mogelijk.

• Als de contactpersoon inzage in het verwerkingenlog van de gemeente vraagt na inloggen met DigiD zullen entries betreffende verwerkingen van zijn of haar emailadres die gerelateerd zijn aan de sporthal niet getoond worden. Het BSN is immers niet aan het emailadres te relateren.
• Het emailadres kan niet gezien worden als unieke identificator van de persoon. Het aanbieden van een functie ‘toon gegevens uit verwerkingenlog op basis van emailadres’ lijkt dan ook niet gewenst.
• Het lijkt goed om dit soort gegevens, via het ID van de verwerking (B8157), te koppelen aan iets dat wel een goede identificator heeft. Bijvoorbeeld een zaak waarin het verzoek is afgehandeld. Dit lijkt een van de weinige effectieve toegangspaden tot de acties die zijn gelogd i.v.m. de melding.

Door het ontbreken van een standaard identificator voor personen in privaatrechtelijke situaties is het niet mogelijk om het loggen en inzien bij privaatrechtelijke verwerkingen te standaardiseren.

De standaard kan omgaan met alternatieve identificatoren voor personen (B7972). Zie C3538 voor een voorbeeld.