C1199 - Klant mailt een vraag naar de gemeente.

Aangenomen wordt dat het KCC het algemene e-mailadres van de gemeente (info@) beheert.

Aangenomen wordt dat er software gebruikt wordt om de mailbox geautomatiseerd uit te lezen en de binnengekomen mails te registreren als informatieobjecten en als klantcontacten.

1. Informatieobject wordt geregistreerd

Er wordt een informatieobject aangemaakt waarin de e-mail wordt vastgelegd. Zie de documentatie over de Standaarden voor zaakgericht werken werken voor het aanmaken van een informatieobject.
Voor iedere bijlage die met de e-mail meegestuurd is wordt ook een informatieobject aangemaakt. Zie de documentatie over de Standaarden voor zaakgericht werken werken voor het aanmaken van een informatieobject.

2. Klantcontact wordt geregistreerd

Er wordt een klantcontact aangemaakt volgens functie F2173 - registreer klantcontact.
De specifieke waarden die naar aanleiding van een e-mail in de properties van een klantcontact moeten worden opgenomen zijn hier geschetst.

Objecttype - Attribuut	Voorbeeld waarde	Toelichting
`Klantcontact`
- `nummer`		Zie F2173
- `codeKanaal`	003	Hier wordt de code van de referentielijst `Kanaal` gehanteerd die refereert naar het kanaal e-mail.
- `onderwerp`	Ophaalschema vuilnis	Het onderwerp wordt overgenomen uit het onderwerp van de e-mail
- `inhoud`	LS, Ik vraag me af wanneer het huisvuil wordt opgehaald rond 1e kerstdag. Normaal gesproken komt de vuilniswagen op maandag, maar ik neem aan dat dit ivm kerst niet het geval is. Ik hoor graag op welke dag ik het huisvuil aan de straat kan zetten. Alvast dank voor uw reactie. Met vriendelijke groet, …	De inhoud wordt overgenomen van de bericht-tekst van de e-mail
- `indicatieContactGelukt`	`Ja`
- `codeTaal`		Waarschijnlijk leeg (dus afwezig in de requestbody). Indien de geautomatiseerde software de taal kan detecteren kan de bij de taal behorende code uit de referentielijst `Taal` worden opgenomen.
- `vertrouwelijk`	false
- `plaatsgevondenOp`	2023-11-20	Hier wordt de ontvangstdatum van de e-mail ingevuld

Het vastleggen van de actorKlantcontact bij het registreren van een klantcontact is beschreven in Vastleggen van de actorKlantcontact

Objecttype - Attribuut	Voorbeeld waarde	Toelichting
`actorKlantcontact`	Hier wordt de id ingevuld van het hiervoor vastgelegde `klantcontact`
- `klantcontactId`	1b60aaa0-1cb2-4065-a9a2-612d141e2411
- `actorId`	3b763d0b-849f-4082-9c9a-fef52b21fa8b	Automatisch ingevuld door consumer, een verwijzing naar de `Geautomatiseerde actor` die e-mail afhandelt

Het vastleggen van de betrokkeneBijKlantcontact bij het registreren van een klantcontact is beschreven in Vastleggen van de betrokkeneBijKlantcontact
De specifieke waarden die naar aanleiding van een e-mail in de properties van een betrokkeneBijKlantcontact moeten worden opgenomen zijn hier geschetst.

Objecttype - Attribuut	Voorbeeld waarde	Toelichting
- `betrokkeneBijKlantcontact`
- `rol`	Klant	Automatisch ingevuld door consumer
- `initiator`	true	Automatisch ingevuld door consumer
- `hadKlantcontact`	1b60aaa0-1cb2-4065-a9a2-612d141e2411	Hier wordt de id ingevuld van het hiervoor vastgelegde `klantcontact`

3. Digitaal adres wordt vastgelegd

Het vastleggen van een digitaal adres is beschreven in F1995 - Registreer digitaal adres
De specifieke waarden die naar aanleiding van een e-mail in de properties van een digitaalAdres moeten worden opgenomen zijn hier geschetst.

Objecttype - Attribuut	Voorbeeld waarde	Toelichting
`digitaalAdres`
- `codeSoortDigitaalAdres`	003	Code die verwijst naar een waarde in de referentielijst `soortDigitaalAdres`
- `adres`	jan.janssen@VNG.nl	Dit adres is overgenomen uit de afzender van de e-mail
- `omschrijving`	Opgenomen naar aanleiding van een ontvangen e-mail
- `verstrektDoorBetrokkene`	69059342-c06d-429a-af95-dfe6633a3c54	Dit is de id van de `betrokkeneBijKlantcontact` die hiervoor is vastgelegd.
- `verstrektDoorPartij`		Als er geen sprak is van een partij hoeft deze property niet opgenomen te worden

4. Relateren aan Partij

De afzender van de e-mail is niet voldoende basis om een partij te selecteren die gekoppeld kan worden aan dit klantcontact. Voor het behandelen van deze e-mail is een interne taak aangemaakt. Onderdeel van het verwerken van de interne taak kan zijn dat de partij die deze e-mail verzonden heeft alsnog wordt geïdentificeerd (bijvoorbeeld op basis van de inhoud van de e-mail of een bijlage). De medewerker die de interne taak verwerkt kan dan alsnog een partij koppelen aan dit klantcontact middels F3246 - Koppel partij aan klantcontact. Het is aan de gemeente om te bepalen of de inhoud van de e-mail of de bijlage voldoende is om de partij aan het klantcontact te koppelen.

5. Bijlagen worden vastgelegd

De bijlagen worden vastgelegd volgens functie F1975 - Registreer bijlage
Bij het vastleggen van de bijlagen wordt voor de verwijzing de identificator gevuld met de waarden die bij Informatieobject vastleggen zijn gebruikt.

6. Interne taak wordt geregistreerd

Er wordt een interneTaak vastgelegd volgens functie F2120 - Registreer interne taak zodat de medewerker of afdeling die de vraag moet beantwoorden erop wordt geattendeerd kan worden dat de mail behandeld moet worden.
De specifieke waarden die naar aanleiding van een e-mail in de properties van een interneTaak moeten worden opgenomen zijn hier geschetst.

Objecttype - Attribuut	Voorbeeld waarde	Toelichting
`interneTaak`
- `aanleidinggevendKlantcontact`	1b60aaa0-1cb2-4065-a9a2-612d141e2411	Deze wordt gevuld met de id van het klantcontact dat hierbovem is aangemaakt
- `status`	Te verwerken	Automatisch ingevuld door consumer
- `gevraagde handeling`	Lezen en bepalen benodigde actie
- `verwerktOp`		Is leeg
- `toelichting`	Aangemaakt naar aanleiding van een ontvangen e-mail
- `toegewezenAanActor`	2009c95b-4ce7-4116-8ebd-f7a562e922f9	Dit is de id zijn van de `Organisatorische Eenheid` KCC